電子契約

Classic/VPC環境で利用できます。

WORKBOX電子契約は、WORKBOXのファイルを活用して簡単かつスピーディーに電子署名をリクエストできるサービスです。 WORKBOXのOfficeファイル、HWPファイル、PNGファイルなどで手軽に電子契約を開始できます。 署名完了した契約文書のコピーを自動保存するため、他のサービスを利用する必要なくWORKBOXスペース内で電子契約文書を管理できます。

オンライン編集機能を一緒に利用すると、WORKBOX内で署名が必要なファイルを作成し、すぐに電子署名をリクエストできるため、業務効率を高めることができます。

電子契約の管理

電子契約サービスを管理するには、付加サービスメニューで電子契約サービスカードをクリックします。
サービス申込の状態別に提供される管理ボタンは、以下のとおりです。

電子契約の権限管理

電子契約を利用するメンバーに電子契約権限を付与できます。
電子契約の権限はは、以下のように構成されています。

• 電子契約の管理者：電子契約を利用して使用状況などを確認できます。
  • 利用できるメニュー：電子契約の管理、テンプレートの管理、使用管理
    • 使用管理：電子契約関連の詳細設定可能及び電子契約の権限付与状況の確認
    • 電子契約のユーザー権限を含む
  • 要請者に関係なく、企業内の全体電子契約情報の照会が可能
• 電子契約のユーザー：電子契約を開始したり、テンプレートを管理することができます。
  • 利用できるメニュー：電子契約の管理、テンプレートの管理
  • 本人がリクエストした電子契約情報のみ照会/契約情報の変更(キャンセル、満了日の変更など)可能

WORKBOXシステム管理者は電子契約を利用するメンバーに電子契約権限を付与できます。その方法は以下のとおりです。

1. 付加サービス > 電子契約メニューをクリックします。
2. [使用管理] タブメニューをクリックします。
3. [権限設定] をクリックします。 サービス環境の設定 > メンバー/グループ管理 > 権限管理に移動します。
4. 権限リストで電子契約の管理者または電子契約のユーザーをクリックします。
5. [権限ユニットの編集] ボタンをクリックします。
6. 追加するメンバーを検索して選択し、[+] ボタンをクリックして追加します。
7. [完了] ボタンをクリックします。

電子契約の管理

企業内のすべての電子契約の進捗状況を確認できます。 状態に応じて電子契約を照会したり、契約キャンセルまたは満了日などを修正でき、電子契約の関連情報をダウンロードできます。

電子契約の照会

電子契約のリストは以下のように構成されています。

電子契約の開始

電子契約を開始する方法は以下のとおりです。

1. 付加サービス > 電子契約メニューをクリックします。
2. [電子契約の管理] タブメニューをクリックします。
3. [契約の開始] をクリックします。
4. 共有フォルダまたは個人フォルダで電子署名をリクエストするファイルを選択します。
5. 選択したファイルを確認し、契約名などを入力した後、次へをクリックします。
6. 契約参加者の情報、契約満了日、本人認証方法などを含む参加者の情報を設定します。
7. 選択したファイルで希望する位置に参加者別の署名、スタンプ、テキスト、日付などの署名入力項目を指定します。
8. 参加者の情報と指定した契約条件を確認し、契約転送ボタンをクリックします。
9. [電子契約の管理] タブの電子契約のリストで進行中の契約を確認できます。

電子契約のキャンセル

電子契約をキャンセルする方法は以下のとおりです。

1. キャンセルする電子契約を選択します。
2. 電子契約の詳細画面で [契約のキャンセル] ボタンをクリックします。
3. 署名参加者に伝達する契約キャンセルの理由を入力し、[契約のキャンセル] ボタンをクリックします。

満了日の延長

署名参加者別に署名に参加できる満了日を延長して電子署名への参加を促すことができます。 満了日を延長する方法は以下のとおりです。

1. 現在に進行中の電子契約を選択します。
2. 電子契約の詳細画面で署名参加者の右にある [満了日の延長] ボタンをクリックします。
3. 本日以降から延長する期間を入力し、[保存] ボタンをクリックします。

テンプレートの管理

よく使う電子契約文書の場合、予めテンプレートに指定して業務を効率的に進められます。 企業内のすべての電子契約のテンプレートは共有され、一緒に使用できます。

テンプレート照会

テンプレートのリストは以下のように構成されています。

テンプレートの作成

テンプレートを作成する方法は以下のとおりです。

1. 付加サービス > 電子契約メニューをクリックします。
2. [テンプレートの管理] タブメニューをクリックします。
3. [テンプレートの作成] をクリックします。
4. 共有フォルダまたは個人フォルダでテンプレートに作成するファイルを選択します。
5. 選択したファイルを確認し、テンプレートフォルダで「共有フォルダ」を選択します。
6. 本人事前署名、契約参加者の役割などを定義し、選択したファイルで希望する位置に参加者別の署名、スタンプ、テキスト、日付などの署名入力項目を指定します。
7. 参加者の情報と指定したテンプレートの内容を確認し、保存するボタンをクリックします。
8. [テンプレートの管理] タブの電子契約のリストで完成された契約を確認できます。

指定したテンプレートで契約を開始する

事前に保存したテンプレートを活用して、契約を開始する方法は以下のとおりです。

1. テンプレートのリストで利用するテンプレートを確認し、[契約の開始] ボタンをクリックします。
2. 契約タイプを選択して署名参加者の連絡先を入力し、[契約を開始する] ボタンをクリックします。

テンプレートを修正する

過去に作成しておいたテンプレートの参加者の役割及び入力フィールドを修正する方法は以下のとおりです。

1. テンプレートのリストで修正するテンプレートを確認し、[テンプレートを修正する] ボタンをクリックします。
2. 本人事前署名、契約参加者の役割及び参加者別の署名、スタンプ、テキスト、日付などの署名入力項目を変更し、保存するボタンをクリックします。

電子契約の使用管理

電子契約のサービス申込の状態及び権限付与状態、使用内訳を確認できる電子契約の管理者専用画面を提供します。

電子契約の使用管理は、以下のように構成されています。

電子契約の詳細設定

電子契約の署名をリクエストする際に署名参加者対象の通知メールに対するテーマ及び送信を設定できます。 電子契約のサービス時、WORKBOXに設定されたテーマ情報がデフォルトとして適用されています。

送信設定方法

1. 付加サービス > 電子契約メニューをクリックします。
2. [使用管理] タブメニューをクリックします。
3. サービス申込の管理 > [詳細設定に移動する] をクリックします。
4. 電子契約の詳細設定ポップアップで [送信設定] メニューをクリックします。
5. [新規スタイルを追加] ボタンをクリックします。
6. スタイル名、送信者のメールなど、企業ブランドポリシーに合わせて電子契約の通知メールのテーマ情報を入力し、[追加] ボタンをクリックします。

追加した送信スタイルの適用方法

• 電子契約を開始する際に特定ファイルを選択し、契約設定領域のメールスタイル値をデフォルトから企業メールに変更すると、詳細設定で追加したメール送信スタイルを選択できます。

• テンプレートで契約を開始する際に契約共通設定ボタンをクリックし、契約設定領域のメールスタイル値をデフォルトから企業メールに変更すると、詳細設定で追加したメール送信スタイルを選択できます。