構成員/グループ管理

Classic/VPC環境で利用できます。

WORKBOXサービス環境設定のメンバー/グループ管理では、WORKBOXで提供する共有フォルダ、個人フォルダ、削除されたコンテンツ機能を使用したり、サービス環境設定で使用環境を運用するメンバー及びグループを管理したり、権限を設定することができます。

メンバーの管理

WORKBOXで提供する機能を利用するメンバー情報を確認したり、追加、修正、削除することができます。 追加したメンバーが集まってグループや組織の部署を構成することになります。

メンバーの確認

メンバー情報を確認する方法は以下のとおりです。

1. 画面左にあるサービス環境設定 > メンバー/グループ管理メニューを順にクリックします。
2. [メンバー管理] タブメニューをクリックします。
3. 必要な情報を確認します。

• 氏名：メンバーの氏名
• アカウント：メンバーのログインメールアドレス
• 職責：メンバーが会社で担っている職責
• 役職：メンバーが会社で担っている役職
• 部署：メンバーが会社で属する部署
• 兼職部署：メンバーが会社で兼職で属する部署
• 権限：メンバーが保有する権限
• 登録認証が済んだかどうか：メンバーのWORKBOX登録認証が済んだかどうか
• 招待メールを再送信した日付：メンバーのWORKBOXへの登録招待メールを再送信した日付
• 状態：メンバーの登録状態

4. 必要なメンバーだけ検索して確認するには、画面上段でアカウント、氏名、状態、登録認証が済んだかどうかを設定して [照会] ボタンをクリックします。
5. 確認した結果をローカルシステムに保存するには、ダウンロードをクリックします。

メンバーを一人ずつ追加

メンバーを一人ずつ追加する方法は以下のとおりです。

1. 画面左にあるサービス環境設定 > メンバー/グループ管理メニューを順にクリックします。
2. [メンバー管理] タブメニューをクリックします。
3. [追加] ボタンをクリックします。
4. 追加するメンバー情報を入力します。
   

• メンバーを非表示にする：必要に応じてメンバーリストに表示しない場合に選択
• 一時停止：PCウェブとPC/モバイルのアプリからのログインを禁止し、現在アクセス中の場合は強制自動ログアウトする場合に選択

5. [保存] ボタンをクリックします。

メンバーの一括追加

メンバー情報リストファイルに複数のメンバー情報を入力してまとめて一括追加する方法は以下のとおりです。

1. 画面左にあるサービス環境設定 > メンバー/グループ管理メニューを順にクリックします。

2. [メンバー管理] タブメニューをクリックします。

3. [一括追加] ボタンをクリックします。

4. [選択] ボタンをクリックしてメンバー情報リストファイルをアップロードし、[適用] ボタンをクリックします。
   

5. [保存] ボタンをクリックします。

メンバーの修正

メンバー情報を修正する方法は以下のとおりです。

1. 画面左にあるサービス環境設定 > メンバー/グループ管理メニューを順にクリックします。
2. [メンバー管理] タブメニューをクリックします。
3. 修正するメンバーをクリックします。
4. 必要な情報を修正します。
5. [保存] ボタンをクリックします。

メンバーの削除

メンバー情報を削除する方法は以下のとおりです。

1. 画面左にあるサービス環境設定 > メンバー/グループ管理メニューを順にクリックします。
2. [メンバー管理] タブメニューをクリックします。
3. 削除するメンバーをクリックします。
4. [削除] ボタンをクリックします。

グループの管理

WORKBOXで提供する機能を利用するグループ情報を確認したり、追加、修正、削除することができます。 グループは会社組織図の部署とは別に、WORKBOXを利用した協業のために管理者が作成した単位です。

グループの確認

グループ情報を確認する方法は以下のとおりです。

1. 画面左にあるサービス環境設定 > メンバー/グループ管理メニューを順にクリックします。
2. [グループ管理] タブメニューをクリックします。
3. 必要な情報を確認します。

• グループ名：グループの名前
• メンバー数：グループに属するメンバーの数
• 作成日：グループを作成した日付
• 作成者：グループを作成したユーザー

4. 必要なグループだけ検索して確認するには、画面上段でグループ名を設定して拡大鏡アイコンをクリックします。

グループの追加

グループを追加する方法は以下のとおりです。

1. 画面左にあるサービス環境設定 > メンバー/グループ管理メニューを順にクリックします。
2. [グループ管理] タブメニューをクリックします。
3. [追加] ボタンをクリックします。
4. 追加するグループ情報を入力します。

• グループ名：グループの名前
• メンバーの追加：メンバーを検索して追加する方法と組織図から追加する方法

  • メンバータブでメンバーを検索し、[+] ボタンをクリックしてグループに追加
    

  • 組織図タブでメンバーを選択し、グループに追加
    

5. [完了] ボタンをクリックします。

グループの修正

グループ情報を修正する方法は以下のとおりです。

1. 画面左にあるサービス環境設定 > メンバー/グループ管理メニューを順にクリックします。
2. [グループ管理] タブメニューをクリックします。
3. 修正するグループをクリックします。
4. 必要な情報を修正します。
5. [完了] ボタンをクリックします。

グループの削除

グループ情報を削除する方法は以下のとおりです。

1. 画面左にあるサービス環境設定 > メンバー/グループ管理メニューを順にクリックします。
2. [グループ管理] タブメニューをクリックします。
3. 削除するグループをクリックします。
4. [削除] ボタンをクリックします。

組織図

WORKBOXで提供する機能を利用する組織図部署情報を確認したり、追加、修正することができます。

組織図の確認

組織図情報を確認する方法は以下のとおりです。

1. 画面左にあるサービス環境設定 > メンバー/グループ管理メニューを順にクリックします。
2. [組織図] タブメニューをクリックします。
3. 必要な情報を確認します。
   

• 部署：会社の組織図ツリー
• メンバー：組織図ツリーでクリックした部署に属しているメンバーの情報
  • 部署名：組織図ツリーでクリックした部署の名前
  • 総人数：組織図ツリーでクリックした部署に属するメンバーの数
  • 氏名：組織図ツリーでクリックした部署に属するメンバーの氏名
  • 部署：メンバーが属する部署の名前

組織図部署の追加

組織図に部署を追加する方法は以下のとおりです。

1. 画面左にあるサービス環境設定 > メンバー/グループ管理メニューを順にクリックします。
2. [組織図] タブメニューをクリックします。
3. [追加] ボタンをクリックします。
4. [確認] ボタンをクリックします。
5. 矢印アイコンをクリックして組織図内での部署の位置を設定します。

• 部署を非表示にする：必要に応じて組織図リストに表示しない場合に選択、部署に属するメンバーも非表示になる

6. [保存] ボタンをクリックします。

組織図部署の修正

組織図部署情報を修正する方法は以下のとおりです。

1. 画面左にあるサービス環境設定 > メンバー/グループ管理メニューを順にクリックします。
2. [組織図] タブメニューをクリックします。
3. 修正する組織図部署をクリックします。
4. 必要な情報を修正します。
5. [保存] ボタンをクリックします。

組織図部署の削除

組織図部署情報を削除する方法は以下のとおりです。

1. 画面左にあるサービス環境設定 > メンバー/グループ管理メニューを順にクリックします。
2. [組織図] タブメニューをクリックします。
3. 削除する組織図部署をクリックします。
4. ごみ箱アイコンをクリックします。
5. [確認] ボタンをクリックします。
6. [保存] ボタンをクリックします。

権限管理

WORKBOXサービス環境設定は、管理者にのみ表示されるメニューです。 管理者の種類は一つだけではありません。サービス環境設定機能の中で編集できる権限の範囲に応じて様々なレベルの管理者に分けられます。
WORKBOXで提供する管理者の種類は大きく分けて以下のとおりです。

• システム管理者：最上位管理者で、サービス環境設定機能のすべての編集権限を持ち、システム管理者の権限内容は追加、修正、削除できない
  • システム管理者のみが使用できる機能：削除されたコンテンツで最上位フォルダの復元、共有フォルダの権限設定の際に最上位フォルダに対する単独管理、完全削除が単独で行える権限
  • メイン管理者：システム管理者の中でたった一人のメンバーだけがメイン管理者、最初のメイン管理者はコンソールでサービスの利用申込時に指定した管理者であり、他のメンバーに譲渡できる
• セキュリティ管理者：サービス環境設定の中でセキュリティ関連機能の編集権限を持ち、セキュリティ管理者の権限内容は追加、修正、削除できない
• ユーザー定義管理者：サービス環境設定の中で管理者が設定した編集権限を持つ

権限設定

権限を確認して会社のポリシーに合わせて様々なレベルの管理者を設定する方法は以下のとおりです。

1. 画面左にあるサービス環境設定 > メンバー/グループ管理メニューを順にクリックします。

2. [権限管理] タブメニューをクリックします。

3. 権限リストで設定されている権限を確認し、必要な情報を設定します。
   

   • 権限名と、サービス環境設定機能別の編集権限を持っているかどうかを確認：目のアイコンをクリック
   • 権限名やサービス環境設定機能別の編集権限を持っているかどうかを修正：鉛筆アイコンをクリック
   • 権限の削除：ごみ箱アイコンをクリック

ユニット別権限の付与

権限管理でメンバー別、部署別、グループ別に設定しておいた管理者権限を付与できます。 各ユニットに権限を付与する方法は以下のとおりです。

1. 画面左にあるサービス環境設定 > メンバー/グループ管理メニューを順にクリックします。
2. [権限管理] タブメニューをクリックします。
3. 権限リストで付与する権限をクリックします。
4. [権限ユニットの編集] ボタンをクリックします。
5. 権限を付与するメンバー、部署、グループを選択します。
6. [完了] ボタンをクリックします。