共有フォルダ

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Classic/VPC環境で利用できます。

WORKBOXの共有フォルダでは、協業同僚と共有するフォルダ(ファイル)を管理したり、共有基準を設定してリンクで共有できます。直接追加したフォルダ(ファイル)やアクセス権限を付与されたフォルダ(ファイル)の共有を設定・管理することができます。
共有フォルダ(ファイル)機能を通じて、同じ業務に対してリアルタイムでの協業が可能になります。作業者同士の PCが異なったり、作業位置が異なる場合でも PC、ノートパソコン、モバイルデバイスなどからコンテンツにアクセスして共有できるため、非対面業務環境でも手軽にスマートワークを実現できます。

共有フォルダ画面

共有フォルダを利用する上で基本となる説明は、次の通りです。

領域	説明
① 共有フォルダツリー	ログインしたユーザーがアクセス権限を持つ共有フォルダ全体構造の確認と移動
② 共有フォルダの基本情報	共有フォルダの位置、名前、重要コンテンツかどうかとその設定、情報
③ 共有フォルダの権限情報	共有フォルダのマスター名、ログインしたユーザーが持つ権限、共有フォルダのメンバーリスト、共有フォルダの権限設定(マスターの場合)
④ リンク管理	ログインしたユーザーが共有したフォルダ(ファイル)の共有リンクの設定と削除
⑤ 機能メニュー	共有するフォルダ(ファイル)のアップロード、新規作成、共有リンクの作成、ダウンロード、移動、コピー、削除
⑥ フィルタ	- 全体: そのフォルダにアップロードされたフォルダ(ファイル)リストを確認 - 自分のコンテンツ: ログインしたユーザーが追加した共有フォルダ(ファイル)のみリストで確認したい場合に選択 - 自分がロックしたファイル: ログインしたユーザーがロックした共有フォルダ(ファイル)のみリストで確認したい場合に選択 - 他人がロックしたファイル: 他のユーザーがロックした共有フォルダ(ファイル)のみリストで確認したい場合に選択
⑦ 名前	共有フォルダ(ファイル)の名前
⑧ 重要コンテンツ	星アイコンをクリックすると、お気に入りに設定
⑨ 作成者	共有フォルダ(ファイル)を追加したユーザー
⑩ 修正日	共有フォルダ(ファイル)を最後に修正してアップロードした日付
⑪ サイズ	共有フォルダ(ファイル)の容量
⑫ 情報	共有フォルダ(ファイル)に関する情報の確認と付加機能 - プレビュー: 共有ファイルの内容をウェブで確認 - ダウンロード: ユーザーがローカル PCに共有フォルダ(ファイル)を保存 - オンライン編集: 共有(個人)フォルダにアップロードされているファイルをオンラインで編集可能(付加サービスを利用中の場合にのみ表示) - 電子契約: 共有(個人)フォルダにアップロードされているファイルですぐに電子契約を実行(付加サービスを利用中の場合にのみ表示) - バージョニング: 共有ファイルの名前、アップロード担当者および日付、サイズ、最終修正日など、バージョン別情報を確認 (特定のバージョンを復元: 復元するバージョンで復元アイコンをクリック、特定のバージョンを削除: 削除するバージョンで xアイコンをクリック) - 名前の変更: 共有フォルダ(ファイル)名を修正 - フォルダ(ファイル)情報: 共有フォルダ(ファイル)の位置、サイズ、作成日、修正日、アップロード日、ファイル数、フォルダ数、作成者、修正者など、フォルダ(ファイル)別情報を確認

共有フォルダ(ファイル)追加

協業同僚とフォルダ(ファイル)を共有するには、まず共有するフォルダ(ファイル)を追加します。追加する方法には、ローカルシステムにあるフォルダ(ファイル)をアップロードして追加する方法と、共有フォルダ画面で新規作成して追加する方法があります。
フォルダ(ファイル)を追加した後は、協業同僚と共有するための共有リンクを設定します。共有リンクの設定方法は、共有リンク追加をご参照ください。

アップロード

共有するフォルダ(ファイル)をローカルシステムからアップロードして追加する方法は、次の通りです。

参考

最上位位置ではフォルダ(ファイル)をアップロードして追加できません。

画面左側にある共有フォルダメニューをクリックします。
[アップロード] ボタンをクリックします。

<アップロード>が表示されたら、共有するフォルダ(ファイル)を追加し、[アップロード] ボタンをクリックします。

フォルダ追加: [フォルダアップロード] ボタンをクリックするか、画面にドラッグ(クリック)して追加
ファイル追加: [ファイルアップロード] ボタンをクリックするか、画面にドラッグ(クリック)して追加

アップロードが完了したら、[閉じる] ボタンをクリックします。

新規作成

共有するフォルダを新規作成して追加する方法は、次の通りです。

画面左側にある共有フォルダメニューをクリックします。
新しいフォルダをクリックします。

オンライン編集(付加サービス)を利用中のユーザーは、新規作成をクリックし、次に作成する項目をフォルダ、Word Document、Excel spreadsheet、Powerpoint presentation、HWPハングルファイルの中からクリックして選択します。

<新しいフォルダ>または<ファイル作成>が表示されたら、作成するフォルダのパスを確認し、フォルダ/ファイル名を記号「\」「/」「:」「*」「?」「"」「<」「>」「|」を除いた255文字以下で入力します。
[確認] ボタンをクリックします。

共有フォルダ(ファイル)の管理

共有中のフォルダ(ファイル)の名前や内容を修正したり、フォルダ(ファイル)をコピー、移動、削除、復元することができます。

共有フォルダ(ファイル)名の修正

共有フォルダ(ファイル)名を修正する方法は、次の通りです。

画面左側にある共有フォルダメニューをクリックします。
名前を修正する共有フォルダ(ファイル)の情報フィールドで縦3点アイコンをクリックし、名前変更をクリックします。
修正画面が表示されたら、名前を修正してチェックボタンをクリックします。

参考

共有フォルダ(ファイル)名にマウスオーバーすると表示される鉛筆アイコンをクリックして、修正することもできます。

共有ファイル内容の修正

共有フォルダにアップロードされているオフィスファイルやハングルファイルの場合、PCにダウンロードせずにアップロードされているオンライン状態で修正できます。

注意

オフィスファイルやハングルファイルをオンラインで修正できるオンライン編集機能は、その利用を別途申し込む必要のある有料付加サービスです。利用の申込を行えるのは管理者だけです。詳細内容は、オンライン編集をご参照ください。

修正方法は、次の通りです。

画面左側にある共有フォルダメニューをクリックします。
修正する共有ファイルの情報フィールドで縦3点アイコンをクリックし、オンライン編集をクリックします。
修正画面が表示されたら、内容を修正します。
修正内容が自動保存されたら、修正画面を閉じます。

共有フォルダ(ファイル)の移動

共有フォルダ(ファイル)のパスを移動させる方法は、次の通りです。

画面左側にある共有フォルダメニューをクリックします。
移動する共有フォルダ(ファイル)を選択し、移動をクリックします。
<移動>が表示されたら、フォルダツリーで移動するパスを選択するか、[新しいフォルダ] ボタンをクリックして移動先に新しいフォルダを作成します。
[確認] ボタンをクリックします。

参考

3.で最新バージョンのフォルダツリーを確認するには、[更新] ボタンをクリックします。
最上位パスの共有フォルダは移動できません。

共有フォルダ(ファイル)のコピー

共有フォルダ(ファイル)をコピーする方法は、次の通りです。

画面左側にある共有フォルダメニューをクリックします。
コピーする共有フォルダ(ファイル)を選択し、コピーをクリックします。
<コピー>が表示されたら、フォルダツリーでコピーするパスを選択するか、[新しいフォルダ] ボタンをクリックして新しい位置を作成します。
[確認] ボタンをクリックします。

参考

3.で最新バージョンのフォルダツリーを確認するには、[更新] ボタンをクリックします。

共有フォルダ(ファイル)の削除

共有フォルダ(ファイル)を削除する方法は、次の通りです。

画面左側にある共有フォルダメニューをクリックします。
削除する共有フォルダ(ファイル)を選択し、削除をクリックします。
<フォルダ/ファイルの削除>が表示されたら、注意事項を確認し、[削除] ボタンをクリックします。
WORKBOXの削除されたコンテンツで削除したフォルダ(ファイル)を確認します。

参考

共有フォルダ画面で削除したフォルダ(ファイル)は、削除されたコンテンツに移動します。削除されたコンテンツでフォルダ(ファイル)を完全削除したり、復元することができます。

共有フォルダ(ファイル)を以前のバージョンに復元

共有フォルダ(ファイル)を以前のバージョンに復元する方法は、次の通りです。

画面左側にある共有フォルダメニューをクリックします。
以前のバージョンに復元する共有フォルダ(ファイル)を選択し、時計アイコンをクリックします。
復元するバージョンの復元をクリックします。
[確認] ボタンをクリックします。

共有ファイルをロック

修正権限を持つ共有フォルダのファイルをロックできます。共有ファイルをロックすると、他の人によるファイルの削除、名前変更、移動ができず、そのファイルが含まれた上位フォルダおよびファイルの削除もできません。
共有ファイルをロックする方法は、次の通りです。

workbox-filelock-01_ko

ロックを希望するファイルを選択します。
ファイルの情報フィールドで縦3点アイコンをクリックし、[ロック] ボタンをクリックします。
通知画面が表示されたら、[ロック] ボタンをクリックします。

参考

フォルダではないファイルのみロックできます。
ロックされたファイルのコピーは可能であり、コピーされたファイルはロックが解除された状態で削除、名前の変更、移動が可能です。
ファイル共有時、ロックされたファイルはロックアイコンなしで一般コンテンツと同様に共有されます。

共有ファイルロックを解除

共有ファイルをロック解除する方法は、次の通りです。

ロック解除を希望するファイルを選択します。
ファイルの情報フィールドで縦3点アイコンをクリックし、[ロック解除] ボタンをクリックします。
通知画面が表示されたら、[ロック解除] ボタンをクリックします。

参考

ロックユーザーが組織図から削除された場合、管理者がそのファイルを削除することができ、共有フォルダ管理をご参照ください。

注意

ロックファイルを削除すると、削除されたコンテンツでロック解除状態となります。
自分がロックしたファイルは、バージョニングで復元できますが、他の人がロックしたファイルはバージョニングで復元できません。

共有リンクの追加

追加したフォルダ(ファイル)を実際に共有するためのリンクを追加できます。共有リンクは特定のフォルダ(ファイル)に関する URLで、URLが渡されたユーザーはそのリンクでフォルダ(ファイル)を照会したり、修正することができます。
共有するフォルダ(ファイル)を追加した後、リンクで共有する方法は、次の通りです。

参考

ファイルはアップロードを介してのみ追加できます。

画面左側にある共有フォルダメニューをクリックします。
共有リンクを追加する共有フォルダ(ファイル)を選択し、リンク共有をクリックします。
<リンク共有>が表示されたら、共有情報と共有条件、メールの共有有無を設定します。

共有情報: 共有フォルダ(ファイル)に関する基本情報の入力と確認
- 共有リンクの説明: 共有フォルダリンクに関する説明を20文字以下で入力(デフォルト値: 共有フォルダやファイルの名前)
- 共有リンク: [確認] ボタンをクリックすると作成
共有条件: フォルダ(ファイル)共有に関する条件を設定
- 外部者のアクセス権限: WORKBOXのユーザーでない外部のユーザーが共有リンクの使用有無を選択
  - WORKBOXメンバーに制限: WORKBOXユーザーだけが共有リンクを使用可能
  - 外部への共有(OTP認証): OTP認証に成功すると、外部者も共有リンクを使用可能
    - 入力を5回間違えると、OTP認証番号は無効化する
- リンクの有効期限の設定: 共有リンクの有効期限を指定するかどうかを選択、指定すると有効期日を設定
- ダウンロード回数の設定: リンクを共有してもらったメンバーがコンテンツをダウンロードできる回数の制限有無を設定、制限する場合は回数を1~100で入力
メールで共有: 共有フォルダ(ファイル)を共有してもらえるリンクをメールで伝達する場合に選択

[確認] ボタンをクリックします。
<リンク作成>が表示されたら、[コピー] ボタンをクリックします。
コピーしたリンクを協業同僚に伝達します。

注意

[リンク共有] ボタンをクリックして5.と6.を繰り返すたびに、同じフォルダ(ファイル)に対する新しい共有リンクが作成されます。共有リンクを新しく作成した場合でも、過去に作成したリンクは依然として有効です。そのため、以前のリンクの設定値を修正または削除するには、[共有フォルダ] メニュー右にあるリンクをクリックします。

参考

上位管理者が外部者のアクセスを許可しないように設定した場合、3.の外部者アクセス権限で外部への共有(OTP認証)の選択項目自体が表示されません。外部者アクセス権限が必要な場合、管理者にお問い合わせください。

共有リンク管理

共有フォルダ(ファイル)の共有リンクを確認したり、修正、コピー、削除することができます。

共有リンク確認

共有リンクを確認する方法は、次の通りです。

画面左側にある共有フォルダメニュー右のリンクをクリックします。
共有リンクリストを確認します。
必要なリンクのみ検索して確認するには、画面上部でコンテンツ名かリンクアドレスを入力して、[照会] ボタンをクリックします。

注意

[初期化] ボタンをクリックすると、すべてまたは選択した共有リンクが一括削除されるのではなく、最新のリンク情報に更新されます。

参考

画面左下で全体共有リンク数を確認し、右側にある選択ボックスでページごとに表示される共有リンク数を設定できます。

共有リンク修正

共有リンクを修正すると、その共有リンクでフォルダ(ファイル)を共有中の協業同僚と修正したバージョンを共有することになります。共有リンクを修正する方法は、次の通りです。

画面左側にある共有フォルダメニュー右のリンクをクリックします。
共有リンクリストで修正する共有リンクの管理アイコンをクリックします。
必要な設定値を修正し、[確認] ボタンをクリックします。

共有リンクコピー

共有リンクは最初の設定時にコピーできますが、再びコピーが必要になることがあります。必要な場合に共有リンクをコピーする方法は、次の通りです。

画面左側にある共有フォルダメニュー右のリンクをクリックします。
共有リンクリストでコピーする共有リンクの [コピー] ボタンをクリックするか、管理アイコンをクリックして [コピー] ボタンをクリックします。
コピーしたリンクを協業同僚に伝達します。

共有リンク削除

共有リンクを削除すると、その共有リンクでフォルダ(ファイル)を共有中であった協業同僚は共有を受けられなくなります。共有リンクを削除する方法は、次の通りです。

画面左側にある共有フォルダメニュー右のリンクをクリックします。
共有リンクリストから削除する共有リンクの xアイコンをクリックするか、削除する共有リンクを選択し、[リンク削除] をクリックします。
[削除] ボタンをクリックします。

注意

削除した共有リンクは復旧できません。削除する際はご注意ください。

共有フォルダアクセス権限所有者の確認

共有フォルダ別にアクセス権限が付与されたユーザーリストを確認できます。共有フォルダアクセス権限は、共有フォルダを最初に追加したマスターが、個人や組織、グループに付与します。アクセス権限を持つと、権限の種類に応じてその共有フォルダのフォルダ(ファイル)と共有リンクを設定したり、管理することができます。
WORKBOXで提供する共有フォルダアクセス権限の種類は、次の通りです。

マスター権限: 共有フォルダを最初に追加したユーザーの権限で変更不可、共有フォルダに関するすべての権限を持つ
修正権限: アクセスが許可された共有フォルダ内のコンテンツを修正、削除、ダウンロードできる
閲覧権限: アクセスが許可された共有フォルダ内のコンテンツをコピー、ダウンロードできる

共有フォルダ別にアクセス権限が付与されたユーザーリストを確認する方法は、次の通りです。

確認する共有フォルダに移動し、画面右上にあるメンバーリストをクリックします。

参考

メンバーリストの右側にある情報の説明は、次の通りです。

共有フォルダマスター(M): マスター権限を持つユーザーの名前
ログインしたユーザーが持つアクセス権限: 修正権限や閲覧権限

必要な情報を確認します。

メンバーリスト: クリックすると、共有フォルダアクセス権限を持つユーザーリストを確認可能
- メンバー: アクセス権限を持つ個人の情報
  - マスター: 個人がマスターか否か
  - 部署名: 個人が属する部署の名前
  - 名前: 個人の名前
  - メール: 個人のメールアドレス
  - フォルダ権限: 個人が持つアクセス権限の種類(修正権限、閲覧権限)
- 組織図: アクセス権限を持つ組織の情報
  - 組織名: 組織の名前
  - 組織メンバー数: 組織に属するメンバーの数
  - 名前: 組織メンバーの名前
  - メール: 組織メンバーのメールアドレス
  - フォルダ権限: 組織メンバーが持つアクセス権限の種類(修正権限、閲覧権限)
- グループ: アクセス権限を持つグループの情報
  - グループ名: グループの名前
  - グループメンバー数: グループに属するメンバーの数
  - 名前: グループメンバーの名前
  - メール: グループメンバーのメールアドレス
  - フォルダ権限: グループメンバーが持つアクセス権限の種類(修正権限、閲覧権限)