一般書式の活用Case

Classic環境で利用できます。

不在の申込み

複数の件の休暇を一度に申込みすることができます。WORKPLACE メンバー> 「社員管理」の社員情報に入社日が入力されていない社員は年次休暇が申請できません。 メンバー管理者にお問い合わせいただき、入社日を反映して申請してください。

① 文書作成 > 不在日程またはホーム画面の年次に移動書式が設定される場合、選択します。

② 休暇のタイトルを入力します（例：有休1日を申請します）。タイトルを入力しなくても、文書の内容に合わせ、自動的にタイトルが設定されるので、必ず入力しなければならない項目ではありません。

③ 不在タイプで年次を選択します。

④ カレンダーで年次の使用日のをクリックするか、年次の開始日から終了日までドラッグして選択することができます。

• 当社の「メンバー> 不在タイプ設定 > 年次」の時間単位の設定に従って

  • 全日単位：有休の使用日のをクリックするか有休日の開始日から終了日までマウスでドラッグして選択します。
    • 日付をクリックすると、すぐに全日と入力されます。

  

  • 半日単位：年次の使用日をクリックすると不在日程の選択ポップアップで「全日/午前/午後」の単位を選択することができます。

• 30分単位：年次の使用日をクリックすると不在日程の選択ポップアップで「30分」単位を選択することができます。

• 1時間単位：年次の使用日をクリックすると不在日程の選択ポップアップで「1時間」単位を選択することができます。
  

• 2時間単位：年次の使用日をクリックすると不在日程の選択ポップアップで「2時間」単位を選択することができます。会社の一般労働時間が7時間である場合は、2時間/4時間/6時間の不在を申し込むことができます。
  

• 前の日付、次の日付をクリックすると、前月と次月に移動できます。

• 選択された日付はカレンダー内の強調表示が生成され、選択した期間がカレンダーの下部に表示されます。残りの有休日数と使用した有休日数の情報をカレンダーの上部で確認します。

• 会社で勤怠サービスを使用して、不在タイプが労働時間に含まれ'Y'に設定された場合、締切日までの勤務確定した後は、締切日の前の日付に有休を申し込むことができません。

• Xをクリックすると、選択が解除されます。

• 新しい有休日数が発生する時点（例えば、翌年の有休日数の取得日）より前に有休の申込みが必要な場合は、将来の有休日数を使って事前に申し込むことができます。 会社で 有休日数の取得時点を「有休起算日の1ヶ月前」 に設定した場合、有休起算日の1ヶ月前から次年有休を使用することができます。たとえば、次のカレンダーのように、新しい有休起算日が1月1日の社員が2019.12.30〜2020.01.02の間に有休を使用したい場合は、各年度別の有休日数から消費日数が計算されます（2019年の有休日数から2日を使用、2020年の有休日数から1日使用）。このように、次年のに年次起算日よりも前に有休の使用が必要な場合は、年次基準の詳細ガイドを参照してください。

⑤ 理由を入力します。

⑥ 不在状態の共有を設定します。設定ボタンをクリックします。

• 共有する日付を選択します連続的に選択された不在はその連続期間について共有可否が公開されます。選択された不在スケジュールに対して共有する時間帯、処理委任設定、不在メッセージ設定、カレンダー登録の有無を設定することができます。

  • 共有する時間を入力します。設定した当日の時間もの間に不在メールが送信されたり決裁委任が行われます。

  • 不在メッセージを作成します。

    • 同じ日付に他の不在の設定がある場合、不在メッセージが最新の登録情報で維持されることをお知らせします。
    • 入力した内容は、上記の共有期間に社員情報の不在状態で表示されます。

  • 決裁委任するかどうかを選択します。

    • 決裁委任をしたい場合、チェックして委任者を検索して選択します。
    • 上記に設定した共有期間の間、自分への決裁申請は委任者に渡されます。
    • 同じ日付に他の不在の設定がある場合、委任事項が最新の登録情報で維持されることを通知するメッセージが表示されます。

  • カレンダー登録の有無を選択します。外部カレンダーが未連携の場合、この領域は表示されません。

    • 登録する:

      • 共有した不在日程が、外部ソリューションカレンダー(LINE WORKSカレンダー)に自動登録されます。

      • 「カレンダー追加認証」をクリックしてポップアップで外部ソリューションにログイン認証する際に、基本カレンダーの他にユーザーが作成した個別のカレンダーも選択できます。 (例：営業チームカレンダー)

    • 登録しない: 不在日程が外部ソリューションカレンダーに登録されません。｢登録する｣設定の後｢登録しない｣に修正すると、カレンダーから削除されます。

⑦ ファイル添付アイコンをクリックするか、マウスでドラッグ＆ドロップして、関連資料を添付することができます。

⑧ 関連文書をクリックして、作成している内容に関連した文書を添付すると、文書の処理に役立つことがあります。

⑨ 担当者を指定をクリックして処理する人と共有範囲を設定します。

⑩ 保存をクリックすると、休暇の申込みが完了になります。

慶弔の申込み

出張に対する不在日程を申請します。

① 文書作成 > 不在日程またはホーム画面の慶弔休暇に移動が設定されている場合、選択します。

② 慶弔休暇のタイトルを入力します（たとえば、結婚慶弔休暇を申請します）。タイトルを入力しなくても、文書の内容に合わせ、自動的にタイトルが設定されるので、必ず入力しなければならない項目ではありません。

③ 不在タイプで慶弔休暇を選択すると、慶弔区分と関係の選択ボタンが表示されます。

• 慶弔区分と関係、慶弔費は会社内規に従い、他の項目はメンバー担当者にお問い合わせください。

④ カレンダーで慶弔休暇の開始日をクリックすると、その慶弔休暇の休日数が自動的に選択されて強調表示されます。

• 慶弔休暇期間は会社内規に従い、任意の変更はできません。
• 前の日付、次の日付をクリックすると、前月と次月に移動できます。
• 会社で'勤務'サービスを使用して、不在項目が労働時間に含まれ'Y'に設定された場合、締切日までの勤務確定した後は、締切日の前の日付に有休を申し込むことができません。
• Xをクリックすると、選択が解除されます。

⑤ 理由を入力します。

⑥ 不在状態の共有を設定します。設定ボタンをクリックします。

• 共有する日付を選択します。連続的に選択された不在はその連続期間について共有可否が公開されます。共有する日付を選択します。選択された不在スケジュールに対して共有する時間帯、処理委任設定、不在メッセージ設定、カレンダー登録の有無を設定することができます。

  • 共有する時間を入力します。
  • 不在メッセージを作成します。
    • 申込み中した日付と同じ日付に他の不在の設定がある場合、不在メッセージが最新の登録情報に維持されることをお知らせします。
    • 入力した内容は、上記の共有期間に社員情報の不在状態で表示されます。
  • 決裁委任するかどうかを選択します。
    • 決裁委任をするには、チェックして委任者を検索して選択します。
    • 上記に設定した共有期間の間、自分への決裁申請は委任者に渡されます。
    • 同じ日付に他の不在の設定がある場合、委任事項が最新の登録情報に維持されることを通知するメッセージが表示されます。

  • カレンダー登録の有無を選択します。外部カレンダーが未連携の場合、この領域は表示されません。

    • 登録する:

      • 共有した不在日程が、外部ソリューションカレンダー(LINE WORKSカレンダーに自動登録されます。

      • 「カレンダー追加認証」をクリックしてポップアップで外部ソリューションにログイン認証する際に、基本カレンダーの他にユーザーが作成した個別のカレンダーも選択できます。 (例：営業チームカレンダー)

    • 登録しない: 不在日程が外部ソリューションカレンダーに登録されません。｢登録する｣設定の後｢登録しない｣に修正すると、カレンダーから削除されます。

⑦ ファイル添付アイコンをクリックするか、マウスでドラッグ＆ドロップして、関連資料を添付することができます。

⑧ 関連文書をクリックして、作成している内容に関連した文書を添付すると、文書の処理に役立つことがあります。

⑨ 担当者を指定をクリックして処理する人と共有範囲を設定します。

⑩ 保存をクリックすると、慶弔の申込みが完了になります。

出張の申込み

出張で使用した出張経費の申込みは、経費精算の申請書式を使用します。

① 文書作成 > 不在日程またはホーム画面の出張に移動が設定されている場合、選択します。

② 出張のタイトルを入力します（たとえば、ミラノ博覧会参観の出張を申請します）。タイトルを入力しなくても、文書の内容に合わせ、自動的にタイトルが設定されるので、必ず入力しなければならない項目ではありません。

③ 不在タイプで出張を選択すると、出張地区分ボタンが表示されます。

• 出張地区分と出張手当は会社内規に従い、他の項目は人事担当者にお問い合わせください。

④ カレンダーで出張日をクリックするか、出張開始日から終了日までドラッグします。

• 日付をクリックすると、当日と入力されます。'開始日'と'終了日'をクリックすると、その期間に出張を申込みすることができます。
• 前の日付、次の日付をクリックすると、前月と次月に移動できます。
• 会社で'勤務'サービスを使用して、不在項目が労働時間に含まれ'Y'に設定された場合、締切日までの勤務確定した後は、締切日の前の日付に有休を申し込むことができません。
• Xをクリックすると、選択が解除されます。

⑤ 理由を入力します。

⑥ 不在状態の共有を設定します。設定ボタンをクリックします。

• 共有可否をチェックします。連続的に選択された不在はその連続期間について共有可否が公開されます。共有する日付を選択します。

• 選択された不在スケジュールに対して共有する時間帯、処理委任設定、不在メッセージ設定、カレンダー登録の有無を設定することができます。
  • 共有する時間を入力します。
  • 不在メッセージを作成します。
    • 申込み中した日付と同じ日付に他の不在の設定がある場合、不在メッセージが最新の登録情報に維持されることをお知らせします。
    • 入力した内容は、上記の共有期間に社員情報の不在状態で表示されます。
  • 決裁委任するかどうかを選択します。
    • 決裁委任をするには、チェックして委任者を検索して選択します。
    • 上記に設定した共有期間の間、自分への決裁申請は委任者に渡されます。
    • 同じ日付に他の不在の設定がある場合、委任事項が最新の登録情報に維持されることを通知するメッセージが表示されます。

  • カレンダー登録の有無を選択します。外部カレンダーが未連携の場合、この領域は表示されません。

    • 登録する:

      • 共有した不在日程が、外部ソリューションカレンダー(LINE WORKSカレンダーに自動登録されます。

      • 「カレンダー追加認証」をクリックしてポップアップで外部ソリューションにログイン認証する際に、基本カレンダーの他にユーザーが作成した個別のカレンダーも選択できます。 (例：営業チームカレンダー)

    • 登録しない: 不在日程が外部ソリューションカレンダーに登録されません。｢登録する｣設定の後｢登録しない｣に修正すると、カレンダーから削除されます。

⑦ ファイル添付アイコンをクリックするか、マウスでドラッグ＆ドロップして、関連資料を添付することができます。

⑧ 関連文書をクリックして、作成している内容に関連した文書を添付すると、文書の処理に役立つことがあります。

⑨ 担当者を指定をクリックして処理する人と共有範囲を設定します。

⑩ 保存をクリックすると、出張の申込みが完了になります。

休暇申請(アルバイト)

会社がアルバイトを「使用する」に設定した場合に用いる、アルバイト社員の休暇申請テンプレートです。一般メンバーには提供されません。

勤怠管理者のアルバイト休暇基準の設定に基づいて付与された休暇がある場合に申請できます。休暇がない場合は、勤怠管理者及び事業場マネージャーにお問い合わせください。

① アルバイトのマイスペース > 文書作成 > 休暇申請(アルバイト) のテンプレートを選択します。

② 休暇の件名を入力します。件名を入力しなくても文書内容に合わせて件名が自動で構成されますので、必ず入力する必要はありません。

③ 申請する休暇の時間単位と日付を選択します。

• 勤怠管理者の「年次休暇 > 年次休暇基準の設定 > アルバイト基準」の休暇取得方法の設定に従い、
  • 終日の場合：終日単位の休暇のみ申請できます。
  • 半日の場合：終日、午前、午後のうち選択して申請できます。
  • 2時間の場合：2時間単位で休暇を申請できます。会社の一般勤務時間が7時間である場合、2時間、4時間、6時間の休暇を申請できます。
  • 1時間の場合：1時間単位で休暇を申請できます。
  • 30分の場合：30分単位で休暇を申請できます。

④ 理由を入力します。

⑤ ファイル添付アイコンをクリックしたり、マウスでドラッグ＆ドロップして関連データを添付できます。

⑥ 「保存」 をクリックすると、休暇申請が完了します。

• アルバイトの休暇申請は、事業場マネージャーが基本決裁者に設定されますが、ワークフロー管理者の設定により決裁担当者が追加される場合があります。詳しい内容については、ワークフロー > 決裁ラインの設定を参照してください。

一般申込み

一般申込みに使用する書式です（例：教育の申込み、サークルに加入）。

① 文書作成 > 一般書式を選択します。

② 一般申込みのタイトルを入力します（例えば、一日の授業計画を申請します）。

• タイトル入力は必須です。

③ フォームに合わせて内容を入力します。ワークフロー管理者が文書のフォームを設定しなかった場合や、フォームを'使用しない'に設定した場合は、フォームが見えません。一般書式の種類を選択します。

④ ファイル添付をクリックするか、マウスでドラッグ＆ドロップして、関連資料を添付することができます。

⑤ 関連文書をクリックして、作成している内容に関連した文書を添付すると、文書の処理に役立つことがあります。

⑥ 担当者を指定をクリックして処理する人と共有範囲を設定します。

⑦ プレビューをクリックして、文書を確認します。

⑧ 一時保存をクリックすると、文書が一時的に保存されます。一時保存された文書を読み込んで再作成することができます。

⑨ 保存をクリックすると、処理が開始され、処理の完了時に指定された共有範囲に共有されます。

書式別のタイトルの構成と例示

文書作成時に文書のタイトルを入力しない場合は、自動的に文書の概要情報がタイトルとして提供されます。処理する人が文書のタイトルだけを見て内容が分かることができます。

作成者がタイトルを入力しなかった場合は下記のように文書やメールのタイトルが提供されます。

• 一般書式は、タイトル入力が必須であり、作成者が入力したタイトルが表示されます。