전자계약

Classic/VPC 환경에서 이용 가능합니다.

WORKBOX 전자계약은 WORKBOX의 파일을 활용하여 빠르고 쉽게 전자서명을 요청할 수 있는 서비스입니다. WORKBOX의 오피스 파일, HWP 파일, PNG 파일 등에서 손쉽게 전자계약을 시작할 수 있습니다. 서명 완료된 계약 문서의 사본을 자동으로 저장하므로 다른 서비스를 이용할 필요 없이 WORKBOX 공간 안에서 전자계약 문서를 관리할 수 있습니다.

온라인 편집 기능을 함께 이용하면 WORKBOX 내에서 서명이 필요한 파일을 만들고 바로 전자 서명을 요청할 수 있어 업무 능률을 높일 수 있습니다.

전자계약 관리

전자계약 서비스를 관리하려면 부가서비스 메뉴에서 전자계약 서비스 카드를 클릭해 주십시오.
서비스 신청 상태 별로 제공되는 관리 버튼은 다음과 같습니다.

전자계약 권한 관리

전자계약을 이용할 구성원에게 전자계약 권한을 부여할 수 있습니다.
전자계약 권한은 다음과 같이 구분됩니다.

• 전자계약 관리자: 전자계약 이용하고 사용 현황 등을 확인할 수 있습니다.
  • 이용 가능 메뉴: 전자계약 관리, 서식 관리, 사용 관리
    • 사용 관리: 전자계약 관련 상세 설정 가능 및 전자계약 권한 부여 현황 확인
    • 전자계약 사용자 권한 포함
  • 요청자와 무관하게, 기업 내 전체 전자계약 정보 조회 가능
• 전자계약 사용자: 전자계약을 시작하거나 서식을 관리할 수 있습니다.
  • 이용 가능 메뉴: 전자계약 관리, 서식 관리
  • 본인이 요청한 전자계약 정보만 조회 / 계약 정보 변경(취소, 만료일 변경 등) 가능

WORKBOX 시스템 관리자는 전자계약을 이용할 구성원에게 전자계약 권한을 부여할 수 있으며, 방법은 다음과 같습니다.

1. 부가서비스 > 전자계약 메뉴를 클릭해 주십시오.
2. [사용 관리] 탭 메뉴를 클릭해 주십시오.
3. [권한 설정]을 클릭해 주십시오. 서비스 환경 설정 > 구성원/그룹관리 > 권한 관리로 이동합니다.
4. 권한 리스트에서 전자계약 관리자 또는 전자계약 사용자를 클릭해 주십시오.
5. [권한 멤버 편집] 버튼을 클릭해 주십시오.
6. 추가할 구성원을 검색하고 선택한 다음 [+] 버튼을 클릭해 추가해 주십시오.
7. [완료] 버튼을 클릭해 주십시오.

전자계약 관리

기업 내 모든 전자계약 진행 현황을 확인할 수 있습니다. 상태에 따라 전자계약을 조회하거나 계약 취소 또는 만료일 등을 수정할 수 있으며 전자계약 관련 정보를 다운로드할 수 있습니다.

전자계약 조회

전자계약 목록은 다음과 같이 구성되어 있습니다.

전자계약 시작

전자계약을 시작하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 부가서비스 > 전자계약 메뉴를 클릭해 주십시오.
2. [전자계약 관리] 탭 메뉴를 클릭해 주십시오.
3. [계약 시작] 을 클릭해 주십시오.
4. 공유 폴더 또는 개인 폴더에서 전자 서명을 요청할 파일을 선택해 주십시오.
5. 선택한 파일을 확인하고 계약명 등을 입력하고 다음을 클릭해 주십시오.
6. 계약 참여자 정보, 계약 만료일, 본인 인증 방법 등을 포함한 참여자 정보를 설정해 주십시오.
7. 선택한 파일에서 원하는 위치에 참여자 별 서명, 도장, 텍스트, 날짜 등 서명 입력 항목들을 지정해 주십시오.
8. 참여자 정보와 지정한 계약 조건을 확인한 다음 계약 전송 버튼을 클릭해 주십시오.
9. [전자계약 관리] 탭의 전자계약 목록에서 진행 중인 계약을 확인할 수 있습니다.

전자계약 취소

전자계약을 취소하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 취소할 전자계약을 선택해 주십시오.
2. 전자계약 상세 화면에서 [계약 취소] 버튼을 클릭해 주십시오.
3. 서명 참여자들에게 전달할 계약 취소 사유를 입력한 후 [계약 취소] 버튼을 클릭해 주십시오.

만료일자 연장

서명 참여자별로 서명에 참여할 수 있는 만료일자를 연장하여 전자서명 참여를 독려할 수 있습니다. 만료일자를 연장하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 현재 진행 중인 전자계약을 선택해 주십시오.
2. 전자계약 상세 화면에서 서명 참여자 우측 [만료일자 연장] 버튼을 클릭해 주십시오.
3. 현재일로 부터 연장할 기간을 입력한 후 [저장] 버튼을 클릭해 주십시오.

서식 관리

자주 사용하는 전자계약 문서의 경우 미리 서식으로 지정하여 업무를 효율적으로 진행할 수 있습니다. 기업 내 모든 전자계약 서식은 공유되며 함께 사용할 수 있습니다.

서식 조회

서식 목록은 다음과 같이 구성되어 있습니다.

서식 만들기

서식을 만드는 방법은 다음과 같습니다.

1. 부가서비스 > 전자계약 메뉴를 클릭해 주십시오.
2. [서식 관리] 탭 메뉴를 클릭해 주십시오.
3. [서식 만들기] 를 클릭해 주십시오.
4. 공유 폴더 또는 개인 폴더에서 서식으로 만들 파일을 선택해 주십시오.
5. 선택한 파일을 확인하고 서식 폴더에서 '공유 폴더'를 선택해 주십시오.
6. 본인 미리 서명, 계약 참여자 역할 등을 정의하고 선택한 파일에서 원하는 위치에 참여자별 서명, 도장, 텍스트, 날짜 등 서명 입력 항목들을 지정해 주십시오.
7. 참여자 정보와 지정한 서식 내용을 확인한 다음 저장하기 버튼을 클릭해 주십시오.
8. [서식 관리] 탭의 전자계약 목록에서 완성된 계약을 확인할 수 있습니다.

지정한 서식으로 계약 시작

사전에 저장한 서식을 활용하여 계약을 시작하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 서식 목록에서 이용할 서식을 확인하고 [계약 시작] 버튼을 클릭해 주십시오.
2. 계약 유형을 선택하고 서명 참여자 연락처를 입력한 다음 [계약 시작하기] 버튼을 클릭해 주십시오.

서식 수정하기

기존에 만들어둔 서식의 참여자 역할 및 입력 필드를 수정하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 서식 목록에서 수정할 서식을 확인하고 [서식 수정하기] 버튼을 클릭해 주십시오.
2. 본인 미리 서명, 계약 참여자 역할 및 참여자 별 서명, 도장, 텍스트, 날짜 등 서명 입력 항목들을 변경한 다음 저장하기 버튼을 클릭해 주십시오.

전자계약 사용 관리

전자계약 서비스 신청 상태 및 권한 부여 상태, 사용 내역을 확인할 수 있는 전자계약 관리자 전용 화면을 제공합니다.

전자계약 사용 관리는 다음과 같이 구성되어 있습니다.

전자계약 상세 설정

전자계약 서명 요청 시 서명 참여자 대상 알림 메일에 대한 테마 및 발신 설정이 가능합니다. 전자계약 서비스 시, WORKBOX에 설정된 테마 정보가 기본적으로 적용되어 있습니다.

발신 설정 방법

1. 부가서비스 > 전자계약 메뉴를 클릭해 주십시오.
2. [사용 관리] 탭 메뉴를 클릭해 주십시오.
3. 서비스 신청 관리 > [상세 설정 바로가기]를 클릭해 주십시오.
4. 전자계약 상세 설정 팝업 창에서 [발신 설정] 메뉴를 클릭해 주십시오.
5. [새 스타일 추가] 버튼을 클릭해 주십시오.
6. 스타일 명, 보내는 사람 메일 등 기업 브랜드 정책에 맞추어 전자계약 알림 메일의 테마 정보를 입력한 다음 [추가] 버튼을 클릭해 주십시오.

추가한 발신 스타일 적용 방법

• 전자계약 시작 시, 특정 파일 선택 후 계약설정 영역의 메일 스타일 값을 기본에서 기업 메일로 변경하면 상세 설정에서 추가한 메일 발신 스타일을 선택할 수 있습니다.

• 서식에서 계약 시작 시, 계약 공통 설정 버튼을 클릭한 후 계약설정 영역의 메일 스타일 값을 기본에서 기업 메일로 변경하면 상세 설정에서 추가한 메일 발신 스타일을 선택할 수 있습니다.