설정

Classic/VPC 환경에서 이용 가능합니다.

설정 메뉴에서는 비용 서비스의 각종 하위 메뉴를 사용 또는 미사용으로 설정하고 예산 과목과 비용 항목을 관리할 수 있습니다. 또한 Self Check 감사 기준을 설정하고 법인 카드를 관리할 수 있습니다. 설정 메뉴에서 설정한 예산 과목과 비용 항목을 바탕으로 비용 서비스의 다른 메뉴에서 예산을 편성하고 배정할 수 있으며 내 공간 화면에서 비용 계획 및 비용 정산 신청 문서를 작성할 수 있습니다.

비용 설정

비용 설정 메뉴에서는 비용 서비스에서 사용할 메뉴를 선택하고, 비용 계획 신청 및 비용 정산 신청 서식의 설정을 변경할 수 있습니다. 또한, Self Check 기준을 설정하여 감사 항목에 위반되는 비용 내역이 Self Check 조회 메뉴에 표시되도록 설정할 수 있습니다.

비용 설정 화면은 다음과 같이 구성되어 있습니다.

비용 항목 코드 관리

비용 항목 코드 관리 메뉴에서는 비용 계획과 정산을 신청하고, 각종 비용 관련 하위 메뉴를 이용할 때 표시되는 비용 항목을 관리할 수 있습니다. 비용 항목명, 참석자 추가 여부, 청탁금지법 대상 확인 여부, 비용 항목이 소속되는 예산 과목, 계정 과목, 순서, 사용 여부를 변경할 수 있으며, 필요 시 새로운 비용 항목을 추가할 수 있습니다.

비용 항목 코드 관리 화면은 다음과 같이 구성되어 있습니다.

비용 항목 추가

새로운 비용 항목을 추가하는 방법은 다음과 같습니다.

1. WORKPLACE PC 웹 화면에서 [서비스 메뉴] > [비용] 버튼을 클릭해 주십시오.
2. 설정 > 비용 항목 코드 관리 메뉴를 차례대로 클릭해 주십시오.
3. [추가] 버튼을 클릭해 주십시오.
4. 아래를 참고하여 비용 항목의 설정을 입력해 주십시오.
   • 비용 항목 코드: 비용 항목의 코드 번호
   • 비용 항목명: 비용 항목의 이름
   • 참석자 추가: 해당 비용 항목으로 비용을 신청할 때 참석자 추가 여부를 설정
   • 청탁금지법: 해당 비용 항목으로 비용을 신청할 때 청탁금지법 대상 외부인이 있는지 확인 여부를 설정
   • 계정 과목: 회계 서비스에서 사용될 계정 과목
   • 순서 변경: 비용 항목 목록에서 해당 항목의 표시 위치
   • 사용 여부: 해당 비용 항목의 사용 여부
5. [저장] 버튼을 클릭한 후 확인 팝업창에서 [확인] 버튼을 클릭해 주십시오.

비용 항목 코드 목록 업로드

비용 항목 코드 목록을 엑셀 파일로 업로드하는 방법은 다음과 같습니다.

1. WORKPLACE PC 웹 화면에서 [서비스 메뉴] > [비용] 버튼을 차례대로 클릭해 주십시오.
2. 설정 > 비용 항목 코드 관리 메뉴를 클릭해 주십시오.
3. [업로드] 버튼을 클릭해 주십시오.
4. [샘플 파일 다운로드] 버튼을 클릭하여 샘플 파일을 다운로드해 주십시오.
   • 샘플 파일은 Download 폴더에 'expItem-sample.xlsx' 파일명으로 저장됩니다.
5. 샘플 파일 양식에 맞게 비용 항목 코드 목록을 작성한 후 저장해 주십시오.
6. [파일 첨부] 버튼을 클릭하여 파일을 첨부하고 [확인] 버튼을 클릭해 주십시오.
7. [저장] 버튼을 클릭한 후 팝업창에서 [확인] 버튼을 클릭해 주십시오.

카드 관리

카드 관리 메뉴에서는 카드사와 연동하여 데이터를 읽어오기 위해 카드사 및 법인 카드 정보를 등록하고 관리할 수 있습니다. 카드사와 법인 카드를 등록하면 WORKPLACE가 카드사의 데이터를 스크래핑하여 비용 서비스의 각종 하위 메뉴에 표시합니다. 카드사 로그인 정보는 네이버 클라우드 플랫폼의 개인정보처리방침에 따라 WORKPLACE에 저장되어 안전하게 관리됩니다. 법인 카드의 카드 유효 기간이 지나지 않았고 카드 유효성 검사 결과가 정상인 경우에만 정상적으로 스크래핑한 내역이 조회됩니다.

카드 관리 화면은 다음과 같이 구성되어 있습니다.

카드사 및 카드 목록 다운로드

등록된 카드사 및 법인 카드 목록을 엑셀 파일로 다운로드하는 방법은 다음과 같습니다.

1. WORKPLACE PC 웹 화면에서 [서비스 메뉴] > [비용] 버튼을 클릭해 주십시오.
2. 설정 > 카드 관리 메뉴를 차례대로 클릭해 주십시오.
3. 필요한 경우, 검색 창에서 조회할 카드사 및 법인 카드 조건을 입력한 후 [검색] 버튼을 클릭해 주십시오.
   • 입력한 조건에 해당하는 카드사 및 법인 카드 목록이 조회됩니다.
4. [다운로드] 버튼을 클릭해 주십시오.
   • 카드사 및 법인 카드 목록이 엑셀 파일로 다운로드됩니다.

카드사 추가 및 연동 설정

카드사를 추가하고, 각 카드사와의 데이터 연동 설정을 입력하며, 추가된 카드사의 설정을 변경할 수 있습니다.

카드사를 추가하고 데이터 연동 설정을 입력하는 방법은 다음과 같습니다.

1. WORKPLACE PC 웹 화면에서 [서비스 메뉴] > [비용] 버튼을 클릭해 주십시오.

2. 설정 > 카드 관리 메뉴를 차례대로 클릭해 주십시오.

3. [카드사 추가] 버튼을 클릭해 주십시오.

4. 선택 팝업창에서 카드사를 선택한 후 카드사의 별칭을 입력하고 [저장] 버튼을 클릭해 주십시오.

   • [연동] 탭: 데이터 연동이 가능한 카드사
     • 회사에서 사용 중인 신용 카드사를 선택하고 저장하면 카드 관리 화면의 좌측 카드사 목록에 해당 카드사 추가
     • 카드사 별칭을 지정해 해당 카드사에 여러 계정이 있는 경우 계정별 연동 법인 카드 관리
   • [미연동] 탭: 데이터 연동이 불가능한 카드사
     • 회사에서 사용하는 카드사가 있는 경우 선택하고 저장. 연동 서비스가 제공되지 않으나 카드사를 등록해야 개별 법인 카드 등록 가능

5. 추가된 카드사를 선택한 후 아래와 같이 연동 설정을 입력해 주십시오.

   • 카드사 연동 여부: 클릭하여 활성화
     • 추후 카드사 연동을 해제하려면 카드사 연동 여부를 클릭하여 비활성화해 주십시오.
   • 연동 방식: 카드사 연동 방식 선택
     • ID/Password 방식: 연동 방식에서 'ID/Password' 선택 후 카드사 로그인 계정의 아이디와 비밀번호 입력하여 인증
     • 인증서 방식: 연동 방식에서 '인증서' 선택 후 인증서 선택(인증서가 1개일 경우 자동 선택). 인증서 방식을 사용하고자 할 경우 법인 카드 연동용 인증서를 Admin > 사업장 관리 > [인증서 관리] 에서 등록해야 함. 자세한 내용은 인증서 관리참조
   참고

   정상적인 법인카드 스크래핑 연동을 위해 아래 내용을 참조해 주십시오.

   1. 카드사 연동 설정을 위한 인증서, ID/PW는 실제 법인카드 홈페이지에 등록된 정보와 동일해야 합니다.
   2. WORKPLACE의 법인카드 스크래핑은 법인카드가 실제로 등록된 법인카드사 홈페이지의 데이터를 스크래핑합니다. 은행 사이트나 개인 카드 홈페이지와 혼동하지 말아주세요.
   3. 카드사 홈페이지에 변동이 있는 경우, 카드 스크래핑의 장애가 아니어도 일정 기간 데이터를 가져오지 못할 수 있습니다.
   참고

   인증서 유효 기간이 만료되었거나 재발급받은 경우, 연동 오류가 발생할 수 있습니다. 등록된 인증서가 유효한지 확인한 후 Admin > 사업장 관리 > [인증서 관리]에서 인증서를 재등록해 주십시오.

6. [저장] 버튼을 클릭한 후 확인 팝업창에서 [확인] 버튼을 클릭해 주십시오.

   • 로그인 계정 입력 오류가 발생하면 개별 카드 등록 후 유효성 검사 시 '로그인 오류' 상태로 표시됩니다. 카드별 유효성 검사 결과는 비용 서비스 > 카드 사용 현황 > 연동 오류 현황에서 확인할 수 있습니다.
   • 연동 성공 시 보유 중인 해당 카드사의 카드 리스트가 화면 하단 카드 설정 영역에 표시됩니다.
   • 추후 카드사 설정을 변경하려면 해당 화면에서 설정을 수정한 후 [저장] 버튼을 클릭해 주십시오.

카드사 삭제

등록한 카드사를 삭제하는 방법은 다음과 같습니다.

1. WORKPLACE PC 웹 화면에서 [서비스 메뉴] > [비용] 버튼을 클릭해 주십시오.
2. 설정 > 카드 관리 메뉴를 차례대로 클릭해 주십시오.
3. 삭제할 카드사를 선택한 후 을 클릭하고 확인 팝업창에서 [확인] 버튼을 클릭해 주십시오.

카드 추가 및 설정

등록한 카드사에 법인 카드를 추가하고 관리하며, 추가된 법인 카드의 설정을 변경할 수 있습니다. 카드사 연동 여부가 Y 인 경우 법인 카드 추가 시 카드당 비용이 부과됩니다.

카드사에 법인 카드를 추가하고 관리하는 방법은 다음과 같습니다.

1. WORKPLACE PC 웹 화면에서 [서비스 메뉴] > [비용] 버튼을 클릭해 주십시오.

2. 설정 > 카드 관리 메뉴를 차례대로 클릭해 주십시오.

3. 법인 카드를 추가할 카드사를 선택한 후 카드 설정 영역의 [추가] 버튼을 클릭해 주십시오.

4. 아래를 참고하여 법인 카드 설정을 입력해 주십시오.

   • 카드 번호: 등록할 법인 카드의 번호

   • 유효 기간: 등록할 법인 카드의 유효 기간

   • 카드 별칭: 법인 카드를 구별하기 위한 별칭

   • 보유 사원: 법인 카드 소유자이자 담당자

   • 사용자: 해당 법인 카드를 통해 정산을 신청할 수 있는 사용자
     [설정] 버튼 클릭하여 사원 또는 부서 단위로 선택 가능. 부서 단위는 하위 조직 포함 여부를 선택 가능하며 최신 상태의 조직도 기준으로 반영

     참고

     등록된 사용자가 사용 가능한 기능은 다음과 같습니다.

     • 홈 > 법인 카드 정산 위젯에 해당 법인 카드 관련된 미정산 카운트가 반영됩니다.
     • 결재 홈 > 문서 작성 > 비용 정산 신청 > 직접 정산 내역 추가에서 해당 법인 카드를 증빙 유형으로 선택해 정산할 수 있습니다. 법인 카드 연동 정산의 경우 해당 법인 카드의 승인 내역이 연동되며, 정산 가능합니다.
     • 내 공간 > 비용 관리 > 법인 카드 사용 내역에 해당 법인 카드의 승인 내역이 표시되며, 선택해 정산 가능합니다.
     • 회사가 지출 서비스를 사용하는 경우 등록된 사용자가 결재 홈 > 문서 작성 > 지출 결의서 작성 시 해당 법인 카드를 증빙 유형으로 선택할 수 있습니다.

   • 카드 구분: 공용, 개인, 체크 카드 여부
     법인 카드(체크)일 경우 결제 계좌 번호 입력

   • 결제일: 법인 카드의 대금 결제일
     [설정] 버튼 클릭하여 승인 기간을 추가로 입력 가능

     • 법인 카드의 승인 기간에 따라 결제일 설정
     • 회계 서비스를 함께 사용하는 경우, 승인 기간 및 결제일 설정 시 지급 예정일이 자동으로 산출되며 전표 처리 시 반영
     • 지급 예정일은 비용 전표 채무 계정의 [스케줄 관리] 또는 회계 서비스 > 채권/채무 관리 > 출금 내역 확정 메뉴에서 확인할 수 있으며, 회계 관리자는 필요에 따라 해당 화면에서 지급 예정일을 수정 가능
     • 결제일 산출 예시: 전월 1일에서 말일의 대금 결제일을 14일로 설정한 경우, 12월 21일 승인(비용 사용일) 건의 비용 전표 지급 예정일은 1월 14일로 자동 산출되어 지정
     참고

     결제일을 선택 박스에서 직접 선택할 경우 비용 전표의 지급 예정일 자동 산출은 적용되지 않습니 다. [설정] 버튼을 클릭해 승인 기간과 결제일을 설정한 경우에만 자동 적용됩니다.

   • 결제 계좌: 법인 카드에 연결된 계좌

   • 연동 여부: 해당 법인 카드의 연동 여부
     법인 카드 등록 후 카드별 연동 여부를 변경 가능, 아니요 상태를 예로 변경 저장하면 카드 유효성 검사 진행 (유효성 검사 참조)

   • 연동 상태: 법인 카드의 연동 상태 표시 (카드 연동 상태 확인 참조)

   • 사용 여부: 해당 법인 카드의 사용 여부
     미사용으로 변경하면 비용 정산 신청 시 법인 카드를 선택할 때 해당 카드는 노출되지 않음

     참고

     • WORKPLACE를 그룹사 형태로 이용할 경우, 타 그룹사 소속의 겸직 사원도 보유 사원으로 설정할 수 있습니다. 카드 보유 사원의 설정 범위에 대한 설명은 그룹사 겸직 가이드를 참조해 주십시오.
     • 법인 카드 승인 기간을 추가로 입력할 경우 자동으로 지급 예정일이 산출되어 회계 서비스에서 전표를 처리할 때 반영됩니다.

5. [저장] 버튼을 클릭한 후 확인 팝업창에서 [확인] 버튼을 클릭해 주십시오.

   • 추후 법인 카드 설정을 변경하려면 해당 화면에서 설정을 수정한 후 [저장] 버튼을 클릭해 주십시오.

카드 연동 상태 확인

법인 카드의 연동 상태는 아래와 같이 구분됩니다.

• 신규 등록: 법인 카드를 새로 추가하였으며 저장하기 전인 상태
• 연동 등록: 카드사 연동 설정을 통해 발급된 법인 카드 정보를 자동으로 불러와 입력하였으며 저장하기 전인 상태
• 정상: 저장 후 법인 카드 유효성 검사 결과 이상이 없으며 스크래핑이 정상적으로 수행되는 상태
• 오류: 저장하였으나 카드 정보에 오류가 있는 상태
• 로그인 오류: 카드사 연동 로그인 정보가 정확하지 않아 로그인을 할 수 없으며, 스크래핑을 진행하지 않는 상태
• 미연동: 해당 카드사가 연동되지 않은 카드사이거나 법인 카드 정보의 연동 상태를 아니오로 선택한 경우 미연동으로 표시됩니다.
  오류 및 로그인 오류 상태의 연동 현황은 비용 서비스 > 카드 사용 현황 > 연동 오류 현황에 기록되며, 연동 오류가 발생할 때 비용 관리자에게 알림 메일을 발송합니다.

카드 삭제

1. WORKPLACE PC 웹 화면에서 [서비스 메뉴] > [비용] 버튼을 클릭해 주십시오.
2. 설정 > 카드 관리 메뉴를 차례대로 클릭해 주십시오.
3. 카드사를 선택한 후 삭제할 법인 카드를 클릭하고 [삭제] 버튼을 클릭해 주십시오.
4. [저장] 버튼을 클릭한 후 확인 팝업창에서 [확인] 버튼을 클릭해 주십시오.

카드 유효성 검사

등록 후 연동을 완료한 법인 카드는 유효성을 검사할 수 있습니다.

• 법인 카드 상태의 변경이 필요할 경우 선택적으로 클릭해 상시 검사할 수 있습니다.
• 연동 상태가 오류로 표시된 경우 카드사 연동 여부 및 법인 카드 정보 재확인 후 유효성을 검사해 주십시오.
• 연동 상태가 로그인 오류로 표시된 경우 카드사 로그인 정보를 정확하게 입력 후 유효성을 검사해 주십시오.

등록된 카드의 유효성을 검사하는 방법은 다음과 같습니다.

1. WORKPLACE PC 웹 화면에서 [서비스 메뉴] > [비용] 버튼을 클릭해 주십시오.
2. 설정 > 카드 관리 메뉴를 차례대로 클릭해 주십시오.
3. 카드사를 선택한 후 유효성을 검사할 법인 카드를 선택하고 [카드 유효성 검사] 버튼을 클릭해 주십시오.

카드 분실 및 교체

법인 카드의 유효 기간이 만료되었거나 분실하여 재발급받은 경우 해당 법인 카드를 등록할 수 있습니다. 재발급 받은 법인 카드를 등록하면 기존 카드에 이어 승인 내역을 스크래핑할 수 있습니다.

법인 카드를 분실 또는 교체한 후 재발급받은 법인 카드를 등록하는 방법은 다음과 같습니다.

1. WORKPLACE PC 웹 화면에서 [서비스 메뉴] > [비용] 버튼을 클릭해 주십시오.
2. 설정 > 카드 관리 메뉴를 차례대로 클릭해 주십시오.
3. 카드사를 선택한 후 분실 또는 교체한 법인 카드를 선택하고 [분실 · 교체] 버튼을 클릭해 주십시오.
4. 재발급받은 법인 카드의 번호와 유효기간을 입력한 후 [저장] 버튼을 클릭해 주십시오.
   • 기존 법인 카드 정보가 재발급받은 법인 카드 정보로 변경되며, 클릭하면 재발급 이력을 확인할 수 있는 이 법인 카드 번호 앞에 표시됩니다.

결제일 일괄 설정

여러 법인 카드의 결제일을 일괄 변경하는 방법은 다음과 같습니다.

1. WORKPLACE PC 웹 화면에서 [서비스 메뉴] > [비용] 버튼을 클릭해 주십시오.
2. 설정 > 카드 관리 메뉴를 차례대로 클릭해 주십시오.
3. 카드사를 선택한 후 결제일을 변경할 법인 카드를 모두 선택하고 [결제일 일괄 설정] 버튼을 클릭해 주십시오.
4. 법인 카드의 승인 기간과 결제일을 입력한 후 [저장] 버튼을 클릭해 주십시오.

카드 일괄 업로드

법인 카드를 일괄 추가하는 방법은 다음과 같습니다.

1. WORKPLACE PC 웹 화면에서 [서비스 메뉴] > [비용] 버튼을 클릭해 주십시오.

2. 설정 > 카드 관리 메뉴를 차례대로 클릭해 주십시오.

3. 법인 카드를 추가할 카드사를 선택 후 카드 설정 영역의 [업로드] 버튼을 클릭해 주십시오.

   참고

   법인 카드 일괄 업로드는 한번에 하나의 카드사에 대해 업로드 가능합니다.
   카드사 목록에서 업로드할 카드사를 선택 후, 선택된 카드사의 법인 카드 목록을 업로드해 주십시오.

4. [샘플 파일 다운로드] 버튼을 클릭하여 템플릿 파일을 다운로드해 주십시오.

   • 다운로드한 템플릿은 Download 폴더에 'sample_card.xlsx' 파일명으로 저장됩니다.

5. 템플릿에 법인 카드 정보, 보유 사원, 연동 여부, 사용 여부 등 정보를 입력한 후 저장해 주십시오.

   • 카드 번호, 보유 사원 로그인 ID, 카드 구분은 필수 입력 항목입니다.
   • 각 항목의 입력 방법은 카드 추가 및 설정 가이드를 참조해 주십시오.
   • 중복된 카드 번호는 업로드할 수 없습니다.

6. [파일 첨부] 버튼을 클릭하여 작성한 템플릿을 업로드해 주십시오.

   • 템플릿에 입력된 내용에 오류가 경우, 화면 하단에서 오류 메시지를 확인할 수 있습니다. 수정 후 다시 업로드해 주십시오.

7. [저장] 버튼을 클릭해 주십시오.

알림 관리

알림 관리 메뉴에서는 비용 관리자나 사용자에게 전달될 비용 서비스에 관한 알림을 설정할 수 있습니다. 홈 알림, 모바일 푸시, 이메일 형태의 알림을 전송받을 수 있으며, 외부 솔루션(NAVER WORKS, KAKAO, LINE, Slack, Coogle Chat 등)과 연동하여 알림 메시지를 전달받을 수 있습니다.

알림 관리 화면은 다음과 같이 구성되어 있습니다.