공유 폴더

Classic/VPC 환경에서 이용 가능합니다.

WORKBOX 공유 폴더에서는 협업 동료에게 공유할 폴더(파일)를 관리하고 공유 기준을 설정하여 링크로 공유할 수 있습니다. 직접 추가한 폴더(파일)나 접근 권한을 부여 받은 폴더(파일)의 공유를 설정하고 관리할 수 있습니다.
공유 폴더(파일) 기능을 통해 동일 업무에 대한 실시간 협업이 가능합니다. 작업자간 PC가 다르거나 작업 위치가 다르더라도 PC, 노트북, 모바일 기기 등을 통해 콘텐츠에 접근하여 공유할 수 있기 때문에 비대면 업무 환경에서도 손쉽게 스마트 워크를 구현할 수 있습니다.

공유 폴더 화면

공유 폴더 이용을 위한 기본적인 설명은 다음과 같습니다.

공유 폴더(파일) 추가

협업 동료와 폴더(파일)를 공유하려면 우선 공유할 폴더(파일)부터 추가해야 합니다. 추가하는 방법은 로컬 시스템에 있는 폴더(파일)를 업로드하여 추가하는 방법과 공유 폴더 화면에서 새롭게 생성하여 추가하는 방법이 있습니다.
폴더(파일)를 추가했다면 협업 동료와 공유하기 위한 공유 링크를 설정해야 합니다. 공유 링크 설정 방법은 공유 링크 추가를 참조해 주십시오.

업로드

공유할 폴더(파일)를 로컬 시스템에서 업로드하여 추가하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 화면 좌측에 있는 공유 폴더 메뉴를 클릭해 주십시오.
2. [업로드] 버튼을 클릭해 주십시오.

3. <업로드>가 나타나면 공유할 폴더(파일)를 추가한 다음 [업로드] 버튼을 클릭해 주십시오.

• 폴더 추가: [폴더 업로드] 버튼을 클릭하거나 창에 드래그(클릭)하여 추가
• 파일 추가: [파일 업로드] 버튼을 클릭하거나 창에 드래그(클릭)하여 추가

4. 업로드가 완료되면 [닫기] 버튼을 클릭해 주십시오.

새롭게 생성

공유할 폴더를 새롭게 생성하여 추가하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 화면 좌측에 있는 공유 폴더 메뉴를 클릭해 주십시오.
2. 새 폴더를 클릭해 주십시오.
   

온라인 편집(부가서비스) 사용 고객은 새로 만들기를 클릭한 다음 생성할 항목을 폴더, Word Document, Excel spreadsheet, Powerpoint presentation, HWP 한글 파일 가운데 클릭해 주십시오.

3. <새폴더> 또는 <새파일>이 나타나면 생성할 폴더의 경로를 확인한 다음 폴더/파일 이름을 특수문자( \ / : * ? " < > |)를 제외한 255자 이하로 입력해 주십시오.
4. [확인] 버튼을 클릭해 주십시오.

공유 폴더(파일) 관리

공유 중인 폴더(파일)의 이름이나 내용을 수정하거나 폴더(파일)를 복사, 이동, 삭제, 복원할 수 있습니다.

공유 폴더(파일) 이름 수정

공유 폴더(파일) 이름을 수정하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 화면 좌측에 있는 공유 폴더 메뉴를 클릭해 주십시오.

2. 이름을 수정할 공유 폴더(파일)의 정보 필드에서 점 세 개 아이콘을 클릭한 다음 이름바꾸기를 클릭해 주십시오.
   

3. 수정 화면이 나타나면 이름을 수정한 다음 체크 버튼을 클릭해 주십시오.

공유 파일 내용 수정

공유 폴더에 업로드되어 있는 오피스 파일이나 한글 파일의 경우 PC에 다운로드하지 않고 업로드되어 있는 온라인 상태에서 수정할 수 있습니다.

수정하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 화면 좌측에 있는 공유 폴더 메뉴를 클릭해 주십시오.

2. 수정할 공유 파일의 정보 필드에서 점 세 개 아이콘을 클릭한 다음 온라인편집을 클릭해 주십시오.
   

3. 수정 화면이 나타나면 내용을 수정해 주십시오.

4. 수정 내용이 자동 저장되면 수정 화면을 닫아 주십시오.

공유 폴더(파일) 이동

공유 폴더(파일)의 경로를 이동하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 화면 좌측에 있는 공유 폴더 메뉴를 클릭해 주십시오.
2. 이동할 공유 폴더(파일)를 선택한 다음 이동 을 클릭해 주십시오.
3. <이동>이 나타나면 폴더 트리에서 이동할 경로를 선택하거나 [새폴더] 버튼을 클릭하여 이동할 새 폴더를 생성해 주십시오.
4. [확인] 버튼을 클릭해 주십시오.

공유 폴더(파일) 복사

공유 폴더(파일)를 복사하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 화면 좌측에 있는 공유 폴더 메뉴를 클릭해 주십시오.
2. 복사할 공유 폴더(파일)를 선택한 다음 복사 를 클릭해 주십시오.
3. <복사>가 나타나면 폴더 트리에서 복사할 위치를 선택하거나 [새폴더] 버튼을 클릭하여 새 위치를 생성해 주십시오.
4. [확인] 버튼을 클릭해 주십시오.

공유 폴더(파일) 삭제

공유 폴더(파일)를 삭제하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 화면 좌측에 있는 공유 폴더 메뉴를 클릭해 주십시오.

2. 삭제할 공유 폴더(파일)를 선택한 다음 삭제 를 클릭해 주십시오.

3. <폴더/파일 삭제>가 나타나면 주의사항을 확인한 후 [삭제] 버튼을 클릭해 주십시오.
   

4. WORKBOX의 삭제된 콘텐츠에서 삭제한 폴더(파일)를 확인해 주십시오.

공유 폴더(파일) 이전 버전 복원

공유 폴더(파일)를 이전 버전으로 복원하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 화면 좌측에 있는 공유 폴더 메뉴를 클릭해 주십시오.

2. 이전 버전으로 복원할 공유 폴더(파일)를 선택한 다음 시계 아이콘을 클릭해 주십시오.
   

3. 복원할 버전의 복원을 클릭해 주십시오.
   

4. [확인] 버튼을 클릭해 주십시오.

공유 파일 잠금

수정권한을 가지고 있는 공유폴더의 파일을 잠금할 수 있습니다. 공유 파일을 잠금하면 다른사람에 의한 파일의 삭제, 이름바꾸기, 이동이 불가하며 해당 파일이 포함된 상위 폴더 및 파일의 삭제 또한 불가합니다.
공유 파일을 잠금하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 잠금을 원하는 파일을 선택해 주십시오.
2. 파일의 정보 필드에서 점 세 개 아이콘을 클릭한 다음 [잠금] 버튼을 클릭해 주십시오.
3. 알림 화면이 나타나면 [잠금] 버튼을 클릭해 주십시오.

공유 파일 잠금 해제

공유 파일 잠금을 해제하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 잠금 해제를 원하는 파일을 선택해 주십시오.
2. 파일의 정보 필드에서 점 세 개 아이콘을 클릭한 다음 [잠금 해제] 버튼을 클릭해 주십시오.
3. 알림 화면이 나타나면 [잠금 해제] 버튼을 클릭해 주십시오.

공유 링크 추가

추가한 폴더(파일)를 실제로 공유하기 위한 링크를 추가할 수 있습니다. 공유 링크는 특정 폴더(파일)에 대한 URL이며 이 URL을 전달 받은 사용자는 해당 링크에서 폴더(파일)를 조회하거나 수정할 수 있습니다.
공유할 폴더(파일)를 추가한 다음 링크로 공유하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 화면 좌측에 있는 공유 폴더 메뉴를 클릭해 주십시오.

2. 공유 링크를 추가할 공유 폴더(파일)를 선택한 다음 링크 공유를 클릭해 주십시오.
   

3. <링크 공유>가 나타나면 공유 정보와 공유 조건, 이메일 공유 여부를 설정해 주십시오.
   

• 공유 정보: 공유 폴더(파일)에 대한 기본 정보를 입력 및 확인
  • 공유 링크 설명: 공유 폴더 링크에 대한 설명을 20자 이하로 입력(기본값: 공유 폴더나 파일의 이름)
  • 공유 링크: [확인] 버튼 클릭 시 생성
• 공유 조건: 폴더(파일) 공유에 대한 조건 설정
  • 외부인 접근 권한: WORKBOX 사용자가 아닌 외부 사용자의 공유 링크 사용 여부를 선택
    • WORKBOX 구성원만: WORKBOX 사용자에게만 공유 링크 사용 가능
    • 외부로 공유(OTP 인증): OTP 인증 성공 시 외부인도 공유 링크 사용 가능
      • 5번 잘못 입력 시 OTP 인증 번호 유효성 상실
  • 링크 만료일 설정: 공유 링크 유효 기간의 지정 여부 선택, 지정 시 유효 날짜를 설정
  • 다운로드 횟수 설정: 링크를 공유 받은 구성원이 콘텐츠를 다운로드 횟수 제한 여부 설정, 제한 시 제한 횟수를 1~100 사이로 입력
• 이메일로 공유: 공유 폴더(파일)을 공유 받을 수 있는 링크를 메일로 전달하려면 선택

4. [확인] 버튼을 클릭해 주십시오.
5. <링크 생성>이 나타나면 [복사] 버튼을 클릭해 주십시오.
6. 복사한 링크를 협업 동료에게 전달해 주십시오.

공유 링크 관리

공유 폴더(파일)의 공유 링크를 확인하거나 수정, 복사, 삭제할 수 있습니다.

공유 링크 확인

공유 링크를 확인하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 화면 좌측에 있는 공유 폴더 메뉴 우측의 링크 를 클릭해 주십시오.
   

2. 공유 링크 목록을 확인해 주십시오.
   

3. 원하는 링크만 검색하여 확인하고 싶은 경우 화면 상단에서 콘텐츠명이나 링크 주소를 입력한 다음 [조회] 버튼을 클릭해 주십시오.

공유 링크 수정

공유 링크를 수정하면 해당 공유 링크로 폴더(파일)를 공유 중이던 협업 동료에게 수정한 버전으로 공유됩니다. 공유 링크를 수정하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 화면 좌측에 있는 공유 폴더 메뉴 우측의 링크 를 클릭해 주십시오.
2. 공유 링크 목록에서 수정할 공유 링크의 관리 아이콘을 클릭해 주십시오.
3. 필요한 설정값을 수정한 다음 [확인] 을 클릭해 주십시오.

공유 링크 복사

공유 링크는 최초 설정 시 복사할 수 있지만 다시 복사가 필요한 상황이 발생할 수 있습니다. 필요한 경우 언제든지 공유 링크를 복사하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 화면 좌측에 있는 공유 폴더 메뉴 우측의 링크 를 클릭해 주십시오.
2. 공유 링크 목록에서 복사할 공유 링크의 [복사] 버튼을 클릭하거나 관리 아이콘을 클릭하여 [복사] 버튼을 클릭해 주십시오.
3. 복사한 링크를 협업 동료에게 전달해 주십시오.

공유 링크 삭제

공유 링크를 삭제하면 해당 공유 링크로 폴더(파일)를 공유 중이던 협업 동료는 더 이상 공유 받을 수 없게 됩니다. 공유 링크를 삭제하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 화면 좌측에 있는 공유 폴더 메뉴 우측의 링크 를 클릭해 주십시오.
2. 공유 링크 목록에서 삭제할 공유 링크의 [x] 아이콘을 클릭하거나 삭제할 공유 링크를 선택한 다음 [링크 삭제] 를 클릭해 주십시오.
3. [삭제] 버튼을 클릭해 주십시오.

공유 폴더 접근 권한 소유자 확인

공유 폴더별로 접근 권한을 부여 받은 사용자 목록을 확인할 수 있습니다. 공유 폴더 접근 권한은 공유 폴더를 최초 추가한 마스터가 개인이나 조직, 그룹에게 부여합니다. 접근 권한을 소유하게 되면 권한 종류에 따라 해당 공유 폴더의 폴더(파일) 및 공유 링크를 설정하거나 관리할 수 있습니다.
WORKBOX에서 제공하는 공유 폴더 접근 권한 종류는 다음과 같습니다.

• 마스터 권한: 공유 폴더를 최초 추가한 사용자 권한으로 변경 불가능, 공유 폴더에 대한 모든 권한 소유
• 수정 권한: 접근 허용된 공유 폴더 내 콘텐츠에 대한 수정, 삭제, 다운로드 가능
• 보기 권한: 접근 허용된 공유 폴더 내 콘텐츠에 대한 복사, 다운로드 가능

공유 폴더별 접근 권한을 부여 받은 사용자 목록을 확인하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 확인할 공유 폴더로 이동하여 화면 우측 상단에 있는 구성원 목록 을 클릭해 주십시오.
   

2. 필요한 정보를 확인해 주십시오.

• 구성원 목록: 클릭 시 공유 폴더 접근 권한을 소유한 사용자 목록 확인 가능
  • 구성원: 접근 권한을 소유한 개인 정보
    • 마스터: 개인의 마스터 여부
    • 부서명: 개인이 속한 부서의 이름
    • 이름: 개인의 이름
    • 이메일: 개인의 메일 주소
    • 폴더 권한: 개인이 소유한 접근 권한 종류(수정 권한, 보기 권한)
  • 조직도: 접근 권한을 소유한 조직의 정보
    • 조직 이름: 조직의 이름
    • 조직 구성원 수: 조직에 속한 구성원의 수
    • 이름: 조직 구성원의 이름
    • 이메일: 조직 구성원의 메일 주소
    • 폴더 권한: 조직 구성원이 소유한 접근 권한 종류(수정 권한, 보기 권한)
  • 그룹: 접근 권한을 소유한 그룹의 정보
    • 그룹 이름: 그룹의 이름
    • 그룹 구성원 수: 그룹에 속한 구성원의 수
    • 이름: 그룹 구성원의 이름
    • 이메일: 그룹 구성원의 메일 주소
    • 폴더 권한: 그룹 구성원이 소유한 접근 권한 종류(수정 권한, 보기 권한)

공유 폴더 접근 권한 소유자 설정

공유 폴더별로 접근 권한을 부여 받을 사용자를 설정하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 권한을 설정할 공유 폴더로 이동하여 화면 우측 상단에 있는 권한 설정 을 클릭해 주십시오.
2. <폴더 접근 권한 설정>이 나타나면 권한을 설정할 단위를 구성원, 조직, 그룹 가운데 클릭해 주십시오.

• 구성원: 공유 폴더 접근 권한을 개인별로 설정할 경우
• 조직도: 공유 폴더 접근 권한을 조직도의 조직별로 설정할 경우
• 그룹: 공유 폴더 접근 권한을 특정 그룹별로 설정할 경우

3. 권한을 설정할 대상을 선택한 다음 권한을 설정해 주십시오.

• 구성원: 대상 구성원을 검색한 다음 [+] 버튼을 클릭하여 추가 후 수정 권한과 보기 권한 가운데 선택
  

• 조직도: 대상 그룹을 조직도에서 선택한 다음 [추가] 버튼을 클릭하여 추가 후 수정 권한과 보기 권한 가운데 선택
  

• 그룹: 대상 그룹을 그룹 리스트에서 선택한 다음 [추가] 버튼을 클릭하여 추가 후 수정 권한과 보기 권한 가운데 선택
  

4. [완료] 버튼을 클릭해 주십시오.