문서함

Classic/VPC 환경에서 이용 가능합니다.

문서함 메뉴에서는 WORKPLACE에 등록된 모든 결재 문서를 확인하고, 이관 문서나 수신/발신 문서를 관리할 수 있습니다.

결재 문서 관리

결재 문서 관리 메뉴에서는 결재와 관련된 모든 문서를 확인할 수 있습니다. 각 문서의 상세 내용과 결재 진행 상태를 확인하고 결재선 변경, 공유 대상 변경 등의 작업을 수행할 수 있습니다.

결재 문서 관리 화면은 다음과 같이 구성되어 있습니다.

결재 문서 상세 확인

각 결재 문서의 상세 내용을 확인하고 결재선 또는 공유 대상을 변경할 수 있습니다. 필요한 경우 문서를 삭제할 수 있습니다.

결재 문서의 상세 내용을 확인하는 방법은 다음과 같습니다.

1. WORKPLACE PC 웹 화면에서 [서비스 메뉴] > [결재 관리] 버튼을 클릭해 주십시오.
2. 문서함 > 결재 문서 관리 메뉴를 클릭해 주십시오.
3. 확인할 문서의 제목을 클릭해 주십시오.
   • 결재 문서 팝업 창이 표시됩니다.

결재 문서 팝업 창은 다음과 같이 구성되어 있습니다.

문서 인쇄

문서를 인쇄하는 방법은 다음과 같습니다.

1. WORKPLACE PC 웹 화면에서 [서비스 메뉴] > [결재 관리] 버튼을 클릭해 주십시오.
2. 문서함 > 결재 문서 관리 메뉴를 클릭해 주십시오.
3. 인쇄할 문서의 제목을 클릭해 주십시오.
   • 결재 문서 팝업 창이 표시됩니다.
4. 결재 문서 팝업 창에서 인쇄 옵션을 선택한 후 [인쇄] 버튼을 클릭해 주십시오.
   • 결재선 요약: 문서 상단에 결재 결과를 표로 요약해 인쇄합니다.
   • 합의 결재선: 결재선에 합의 결재선이 포함된 경우에만 표시됩니다. 선택 시 결재선 요약 영역에 합의 결재를 포함해 인쇄합니다.
   • 서명 포함: 관리자가 서명을 사용으로 설정 시 표시됩니다. 선택 시 결재선 요약 영역에 결재자의 서명을 포함해 인쇄합니다.
     • 문서 작성 시점 기준의 개인별 서명 이미지가 인쇄됩니다. 문서 저장 이후에 변경된 서명 이미지는 해당 문서 인쇄 시에 적용되지 않으며 다음 문서부터 적용됩니다.
     • 서명은 도장 또는 서명 이미지 형식으로 표시될 수 있습니다. 서명 이미지 등록은 서명 관리를 참조해 주십시오.
     • 서명 이미지가 표시되지 않는 경우
       • 기본 이미지(WORKPLACE 제공)가 표시: 서명을 등록하지 않은 결재자, 반려한 결재자/다른 결재자에 의해 이전 반려된 결재자/위임한 결재자
       • 사선(/) 표시: 전결 동의된 결재자
   • 결재선: 인쇄 화면 하단에 결재자별 결재 시간과 결재 의견을 포함해 인쇄합니다. 선택 해제 시 결재 의견과 공유 의견도 함께 인쇄에서 제외됩니다.
     • 결재 의견: 문서의 결재 의견을 포함해 인쇄합니다.
   • 공유 의견: 인쇄 화면 하단에 공유 의견을 포함해 인쇄합니다.
   • 영수증: 비용 정산 신청 문서의 경우 영수증을 포함해 인쇄할 수 있습니다.
   • 수신 원문: 일반 기안지(수신) 서식으로 작성된 문서에 표시되는 인쇄 옵션입니다. 선택 시 원문서를 포함해 인쇄합니다.
   • 수신처: 수신처가 설정된 서식에 표시되는 인쇄 옵션입니다. 선택 시 수신처 정보를 포함해 인쇄합니다.
   • 문서 인쇄 시 문서 하단에 회사 로고 이미지를 표시해 인쇄할 수 있습니다.
     • 회사 로그 이미지는 Admin > 사이트 테마 > 회사 로고 및 컬러 관리 메뉴에서 PC 항목에 로고 이미지를 선택한 경우에 표시됩니다.

결재 문서 삭제

완료된 결재 문서와 문서에 담긴 데이터를 삭제할 수 있습니다.
문서를 삭제한 내역과 사유는 Admin > 보안 > 결재 문서 삭제 현황 메뉴에서 확인할 수 있습니다.

마감하기 전의 일반 문서, 증명서, 지출 결의서, 근무 계획 신청, 비용 계획 신청, 기타 사용자 설정 서식으로 작성된 문서는 즉시 삭제할 수 있습니다. 마감된 문서의 경우 다음과 같이 마감 해제 또는 확정 취소 작업을 먼저 수행해야 삭제할 수 있습니다.

• 연차 마감: 근태 > 부재 > 연차 방식 관리 메뉴에서 설정한 내용에 따라 전년도에 사용한 연차를 신청할 수 있는 기간이 정해지며, 해당 기간이 지난 연차 신청 문서는 근태 관리자에게 요청하여 연차 사용 기간을 변경해야 삭제할 수 있습니다.
• 근로 시간 마감: 기준일의 근무 기록이 확정된 근무 결과 신청 문서는 근무 관리자에게 요청하여 확정을 취소해야 삭제할 수 있습니다.
• 회계 전표 마감: 사용일의 해당 사업장 전표가 마감된 비용 정산 문서, 지출 결의 신청 문서는 회계 관리자에게 요청하여 마감 상태를 오픈으로 변경해야 삭제할 수 있습니다.
• 고정 자산 마감: 사용일의 해당 사업장 고정 자산이 마감된 지출 결의 문서는 회계 관리자에게 요청하여 마감 상태를 오픈으로 변경해야 삭제할 수 있습니다.
  

결재 문서를 삭제하는 방법은 다음과 같습니다.

1. WORKPLACE PC 웹 화면에서 [서비스 메뉴] > [결재 관리] 버튼을 클릭해 주십시오.
2. 문서함 > 결재 문서 관리 메뉴를 클릭해 주십시오.
3. 필요한 경우, 검색창에서 조회 조건을 입력한 후 [검색] 버튼을 클릭해 주십시오.
   • 입력한 조건에 해당하는 결재 문서 목록이 조회됩니다.
   • 숨긴 문서 포함에 체크하면 숨긴 문서까지 조회됩니다.
4. 결재 문서 목록에서, 결재가 완료된 문서 중 삭제할 문서의 제목을 클릭해 주십시오.
5. 결재 문서 팝업 창에서 [삭제] 버튼을 클릭해 주십시오.
6. 삭제 사유를 입력한 후 [확인] 버튼을 클릭해 주십시오.
   • 문서가 삭제되며 Admin > 보안 > 결재 문서 삭제 현황 메뉴에서 삭제 내역과 사유를 확인할 수 있습니다.

삭제한 문서 종류에 따라 다음과 같은 사항이 자동으로 WORKPLACE에 반영됩니다.

이관 문서 관리

이관 문서 관리 메뉴에서는 데이터 불러오기 메뉴를 통해 외부 솔루션으로부터 WORKPLACE로 이관한 문서를 확인하고 관리할 수 있습니다. 이 메뉴는 이관된 문서가 존재하는 경우에만 표시됩니다.

이관 문서 관리 화면은 다음과 같이 구성되어 있습니다.

수신 문서 관리

수신 문서 관리 메뉴에서는 전체 수신 문서를 관리할 수 있습니다. 문서 상태별 수신 현황을 확인하고, 담당자가 미지정된 수신처는 관리자가 대신 담당자를 지정할 수 있습니다.

수신 문서 관리 화면은 다음과 같이 구성되어 있습니다.

담당자 지정

담당자가 미지정된 부서 수신처는 관리자가 대신 담당자를 지정할 수 있습니다.

담당자를 지정하는 방법은 다음과 같습니다.

1. WORKPLACE PC 웹 화면에서 [서비스 메뉴] > [결재 관리] 버튼을 클릭해 주십시오.
2. 문서함 > 수신 문서 관리 메뉴를 클릭해 주십시오.
3. 필요한 경우, 검색창에서 조회 조건을 입력한 후 [검색] 버튼을 클릭해 주십시오.
   • 입력한 조건에 해당하는 수신 문서 목록이 조회됩니다.
4. 담당자를 지정할 문서의 [지정] 버튼을 클릭해 주십시오.
5. 팝업 창에서 담당자로 지정할 사원명을 입력한 후 을 클릭해 주십시오.
6. 검색된 사원을 선택해 주십시오.
7. 필요할 경우 담당자 지정 메모를 입력해 주십시오.
8. [확인] 버튼을 클릭해 주십시오.
   • 담당자로 지정된 구성원에게 메일이 발송됩니다.

반송

접수하지 않은 수신 문서는 관리자가 대신 반송할 수 있습니다.

수신 문서를 반송하는 방법은 다음과 같습니다.

1. WORKPLACE PC 웹 화면에서 [서비스 메뉴] > [결재 관리] 버튼을 클릭해 주십시오.
2. 문서함 > 수신 문서 관리 메뉴를 클릭해 주십시오.
3. 필요한 경우, 검색창에서 조회 조건을 입력한 후 [검색] 버튼을 클릭해 주십시오.
   • 입력한 조건에 해당하는 수신 문서 목록이 조회됩니다.
4. 반송할 문서의 [반송] 버튼을 클릭해 주십시오.
5. [예] 버튼을 클릭해 주십시오.
   • 관리자가 반송한 문서는 해당 수신처의 수신함과 관리자의 수신 문서 관리 목록에서 삭제됩니다.

발신 문서 관리

발신 문서 관리 메뉴에서는 전체 발신 문서의 수신 현황을 확인할 수 있습니다. 수신처에서 접수하지 않은 문서는 담당자가 발신 회수할 수 있습니다.

발신 문서 관리 화면은 다음과 같이 구성되어 있습니다.

발신 회수

수신처에서 접수하지 않은 발신 문서는 관리자가 대신 발신 회수할 수 있습니다.

발신 문서를 회수하는 방법은 다음과 같습니다.

1. WORKPLACE PC 웹 화면에서 [서비스 메뉴] > [결재 관리] 버튼을 클릭해 주십시오.
2. 문서함 > 발신 문서 관리 메뉴를 클릭해 주십시오.
3. 필요한 경우, 검색창에서 조회 조건을 입력한 후 [검색] 버튼을 클릭해 주십시오.
   • 입력한 조건에 해당하는 수신 문서 목록이 조회됩니다.
4. 발신 회수할 문서의 [발신 회수] 버튼을 클릭해 주십시오.
5. 팝업 창에서 회수할 수신처 범위를 선택해 주십시오.
   • 해당 수신처만 회수: 선택한 수신처만 발신 회수, 회수된 수신처의 수신함에서 삭제
   • 전체 수신처 회수 (접수 전인 수신처만 가능): 전체 미접수 수신처에 대해 일괄 발신 회수, 회수된 수신처 전체 수신함에서 삭제
6. [확인] 버튼을 클릭해 주십시오.